6 incríveis benefícios da automação de contas a pagar

A automação de contas a pagar pode ajudar a economizar dinheiro, reduzir a carga de trabalho, aliviar o estresse, melhorar a conciliação e muito mais. 

Se você está em dúvida sobre investir ou não em automação de contas a pagar ou se está tentando convencer a gerência de que essa é a decisão certa, aqui você entenderá melhor os motivos de ter uma plataforma de contas a pagar. 

Ao final, você ainda entenderá como o software de contas a pagar da Kamino pode ser a saída mais inteligente para economizar horas de trabalho do seu time e aumentar a eficiência e estratégia de sua operação financeira. 

Como é feito o controle de contas a pagar?

Fazer o controle de contas a pagar é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Para que isso aconteça, é preciso que a equipe tenha uma certa rotina que envolve: 

• Registro detalhado de todas as movimentações financeiras; 
• Faça uma revisão minuciosa dos pagamentos pendentes;
• Programe os pagamentos de forma organizada; e
• Mantenha um controle rigoroso do fluxo de caixa para antecipar desafios financeiros. 

Essas atividades demandam muito tempo da equipe financeira, especialmente se forem realizadas de forma manual. Por isso, tem se tornado estratégico que cada vez mais negócios passem a adotar sistemas financeiros que façam a automação de tais processos. 

Entenda melhor na sequência, como fica uma rotina manual de contas a pagar comparada a um processo automatizado. 

Processo manual das contas a pagar Vs. processo automatizado

• Contas a pagar de forma manual – envolve métodos comuns, como o uso de planilhas e documentos físicos. As faturas chegam para o time, que precisa inserir manualmente as informações.
  
• Contas a pagar com automatização –  os fornecedores enviam faturas eletronicamente, e sistemas automatizados realizam a verificação, registro e programação de pagamentos. 

Em ambos cenários fica fácil identificar que com a automação financeira de contas a pagar os colaboradores conseguem fazer tudo de forma mais segura, rápida e ainda podem lidar com um maior volume de demandas, já que quem vai trabalhar é a plataforma financeira. 

O que é sistema de contas a pagar e como ele funciona? 

É impossível falar de automação de contas a pagar sem entender os sistemas que permitem essa funcionalidade. 

Aqui estão os principais pontos sobre como um sistema de contas a pagar opera:

• Registro de Despesas: O sistema permite o registro detalhado de todas as despesas a serem pagas, categorizando-as para uma visão mais organizada.

• Recebimento de Faturas: Facilita o recebimento e armazenamento de faturas de fornecedores, prestadores de serviços e outras fontes.

• Programação de Pagamentos: Permite a definição de datas e valores para os pagamentos, evitando atrasos e garantindo a gestão eficiente do fluxo de caixa.

• Controle de Vencimentos: Oferece recursos para monitorar os prazos de vencimento das contas, evitando penalidades por atrasos.

• Integração Bancária: Alguns sistemas podem integrar-se aos bancos para automatizar o processo de pagamento, proporcionando mais agilidade.

• Relatórios Financeiros: Fornecem relatórios detalhados, oferecendo uma visão completa das obrigações financeiras e permitindo análises estratégicas.

6 benefícios da automação de contas a pagar para empresas

Até aqui você já deve ter entendido melhor os porquês de automatizar as contas a pagar em sua empresa. Mas se quer mais motivos, confira a lista na sequência com os principais benefícios de investir na tecnologia. 

1. Faça pagamentos de forma simplificada

Nunca pague uma multa por atraso no pagamento novamente. Com a automação de contas a pagar, as equipes financeiras podem automatizar tarefas demoradas, como entrada de faturas e ciclos de aprovação, o que reduz a probabilidade de ter que pagar faturas atrasadas, com multas e juros.

Além disso, a automação pode reduzir os custos de processamento de pagamentos e permitir que você agende os pagamentos para garantir que eles cheguem no prazo.

2. Tenha maior precisão e transparência

Reduza o risco de erros de entrada de dados. A automação de contas a pagar elimina a necessidade de inserir dados manualmente e evita erros humanos.

Há softwares, como o Kamino, em que você só precisa inserir o CNPJ do fornecedor de pagamento e todos os outros dados já são preenchidos automaticamente. Este fornecedor fica salvo no sistema e você não precisa mais preencher os dados novamente, evitando erros e ganhando tempo.

3. Garanta o compliance

A automação de contas a pagar oferece uma vantagem competitiva de outra maneira importante: ajuda você a atender aos padrões de compliance, economizando tempo e reduzindo erros. 

Você obtém uma trilha de auditoria automática. Seus relatórios financeiros contêm informações precisas, pois tudo é automatizado. Lembre-se de que ter menos erros significa menos desperdício de tempo quando se trata de auditorias.

4. Reduza a carga de trabalho da equipe e ganhe agilidade

Deixe para trás os longos fechamentos mensais e relatórios de despesas demorados. A automação de contas a pagar pode reduzir o tempo que a equipe gasta em tarefas manuais, busca de aprovações e consultas a fornecedores. 

Com um portal de autoatendimento para que funcionários relatem despesas e gastos, gerentes aprovem faturas e fornecedores enviem faturas por conta própria, o trabalho adicional exigido de sua equipe é reduzido.

Quando você se livra dessas tarefas manuais, os colaboradores podem concentrar seus esforços em tarefas de maior valor agregado, que dão suporte à inovação dentro da empresa.

5. Gerencie transações a qualquer hora, em qualquer lugar

A capacidade de gerenciar todos os gastos a partir de uma única plataforma automatizada, baseada na nuvem, significa que toda transação pode ser gerenciada a qualquer hora, de qualquer lugar.

Por exemplo, a aprovação de gastos pode ser enviada automaticamente para os aprovadores corretos e as solicitações podem ser aprovadas por celular, e-mail ou Slack.

Essa facilidade de acesso ajuda a manter as equipes em movimento e evita qualquer ambiguidade em relação à conformidade de despesas. Outra vantagem é que os relatórios podem ser gerados em tempo real por todas as partes interessadas, sem precisar reunir vários registros ou afastar os membros da equipe financeira de outros trabalhos.

6. Conciliação bancária sem erros e com poucos cliques

Softwares que auxiliam a gestão de pagamentos, como o Kamino, permite que você crie regras de conciliação de extrato que reduzem até 90% o seu tempo gasto com as rotinas de conciliação.

Um super ganho de eficiência, que também permite com que você controle os extratos de todas as suas contas bancárias, caso tenha mais de uma.

Como automatizar as contas a pagar da sua empresa? 

Para automatizar as contas a pagar da sua empresa é fácil: basta escolher o plano da Kamino que mais atende as necessidades do seu negócio. 

Por meio do software da Kamino, equipes financeiras automatizam processos e operações financeiras de contas a pagar e receber, demonstrações de resultados, conciliação bancária em tempo real e insights financeiros e de negócios que ajudam na tomada de decisões. 

Além disso, você ainda pode ter acesso a nosso time financeiro para terceirizar e facilitar ainda mais a rotina da sua empresa. Conheça nosso software de gestão de contas a pagar e saiba mais!