É cansativo para quem empreende ter de pensar todos os meses na tarefa de rastrear reembolsos e despesas de seus colaboradores.
Esse papel chato e burocrático pode ser mais eficiente se a sua empresa tem um cartão corporativo moderno e descentralizado.
As empresas que já usam o sistema dos cartões corporativos, não precisam mais de entrada manual de dados do processamento de reembolso e isso inclui todas as etapas de custos como deslocamento até eventos, almoços e encontro com clientes. De forma geral, esses cartões ajudam as empresas e funcionários a controlar os gastos e a diminuir o trabalho manual para dar entrada nessas informações.
Há alguns pilares que mostram como investir nesses cartões corporativos trazem inúmeros benefícios. Abaixo listamos os 4 mais importantes que vão esclarecer as suas dúvidas.
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1 – Mais escala e mais produtividade para a equipe
Colaboradores gostam de assumir mais atribuições para cada vez mais fazerem parte do negócio. Gostam de se sentirem pessoas confiáveis e com o uso dos cartões corporativos esse senso de responsabilidade aumenta. Dispara automaticamente o gatilho de disciplina financeira e a perda de tempo coletando recibos, processos e reclamações somem do mapa. O objetivo é simplificar esses processos rastreando de forma fácil todos os gastos da empresa com os cartões corporativos.
Um outro ponto bacana é que hoje já é uma realidade, a maioria dos provedores de serviços se tornarem digitais e nesse caso as transações corporativas podem ser rastreadas com um aplicativo móvel em tempo real e até mesmo integrada ao seu software de contabilidade. Pode-se dizer que é o fim da papelada pesada.
2 – Reduz o risco de fraude
Os múltiplos cartões corporativos virtuais são projetados para suavizar um possível risco de fraude por meio de vários recursos como limites controlados de transação, controles de categoria e até recursos de bloqueio automático. Acredite, os cartões corporativos são muito mais seguros do que se pode imaginar.
Se o pior acontecer e um cartão for clonado, é apenas um cartão e não o cartão da empresa inteira.
3 – Mais visibilidade e controle
Com o tanto de tecnologia que os cartões corporativos carregam, como alertas de transações automatizadas e limites orçamentários, cada transação que um colaborador realiza, pode ser sinalizada e rastreada perfeitamente permitindo uma visão mais clara dos gastos da empresa em comparação ao processo de faturamento antigo e tradicional.
Não podemos esquecer de falar sobre as chances altas de erros no formato manual desses dados. Os cartões corporativos automatizam todo o processo e a margem de erro cai drasticamente. É uma visão clara e em tempo real de todos os gastos e movimentações.
Além do mais, usar múltiplos cartões virtuais e distribuir para algumas pessoas da equipe melhora a visibilidade das despesas. Você consegue ver pelo número do cartão quais foram as transações e quando. Isso gera eficiência depois para os relatórios financeiros. Importante finalizar dizendo que alguns cartões corporativos modernos, como o da Kamino, permite que cada cartão tenho um “apelido”. E assim você pode criar um cartão com o nome da pessoa ou a área, dependendo do seu caso de uso.
4 – Simplifica o processo de rastreamento
Com o uso dos cartões corporativos, os processos são rastreados facilmente e todos os documentos necessários e coletados para se realizar uma transação são coletados de forma simples facilitando todo o seu trabalho.
É a tecnologia em prol do seu negócio e te ajudando na missão dos controles de gastos de forma simples e segura.
Agora já sabe: hora de evoluir para múltiplos cartões
Depois de entender passo a passo como o uso dos cartões corporativos individuais são benéficos não apenas para os seus colaboradores mas, para todos os envolvidos principalmente na administração e no financeiro da sua empresa, vamos listar quando é o momento ideal para adquirir esses cartões para os colaboradores.
Antes de irmos para a parte mais importante, vale ressaltar que além de decidir quais os colaboradores devem ter um cartão, automaticamente está escolhendo quando e onde esses cartões podem ser usados.
Vamos a nossa lista de 9 etapas fundamentais que indicam qual o melhor momento para o uso dos cartões corporativos individuais.
- 1 – No momento em que a sua empresa está literalmente lutando para gerenciar todas as despesas dos colaboradores por meio do método manual da contabilidade e relatórios.
- 2 – Quando os colaboradores em viagens de negócios acabam tendo que usar dinheiro pessoal para cobrir gastos e qualquer outro tipo de despesas.
- 3 – Se no cenário atual seus colaboradores solicitam reembolsos de despesas de baixo e alto valor em dólares.
- 4 – O processo de reembolso manual da sua empresa é lento no processo e mais lento ainda na entrega do relatório.
- 5 – Seus colaboradores precisam carregar e manter recibos físicos e faturas para cada pagamento.
- 6 – Acontece alguma interferência ou erro no relatório de despesa do final do mês e precisam ser reavaliados e enviados por um colaborador.
- 7 – Sua empresa possui muitos pagamentos recorrentes de ferramentas em diversas áreas (vendas, marketing, produto, operações) e precisa melhorar o controle e autonomia de cada setor.
- 8 – Existe uma força de trabalho relativamente grande e dispersa em todos que estão envolvidos no processo de gastos.
- 9 – A falta de declaração de despesas dificulta a reconciliação contábil.
Diante de tudo isso, a dica é parar e avaliar em qual situação a sua empresa se encaixa, já que os cartões corporativos muito mais do que uma solução, podem ser considerados fundamentais para dar mais controle para o financeiro e também mais responsabilidade e senso de pertencimento ao time.
Conheça os múltiplos cartões virtuais da Kamino
Com o aplicativo da Kamino sua empresa poderá criar cartões virtuais ilimitados para a operação financeira. E com isso pode:
- Criar um cartão para cada área
- Criar um cartão para cada ferramenta
- Criar um cartão para cada pessoa
- Etc
Além do mais, com o cartão Kamino cada pessoa tem seu próprio acesso e cada cartão tem seu próprio limite, o que protege a sua empresa do risco de ter uma conta aprovado com um volume maior do que o esperado.
Conheça a Kamino e conte com os cartões corporativos modernos e virtuais, uma conta corrente com liquidez diária, relacionamento diário e exclusivo pelo WhatsApp e inúmeros benefícios de um programa de parceria com mais de 20 soluções complementares com desconto para clientes.
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