Como os cartões virtuais podem ajudar no dia a dia dos negócios de uma startup

O uso dos cartões virtuais nos negócios revolucionou a forma como lidamos com o dinheiro, desde a sua facilidade de uso e a segurança na hora de realizar um pagamento, até mesmo no acompanhamento dessas despesas corporativas e sua gestão.

Esses são os pilares de benefícios que conhecemos, mas saiba que nem todos os cartões virtuais são criados e desenvolvidos da mesma forma. Dependendo do recurso utilizado em sua tecnologia, ele muda todo o formato do jogo, bem como os benefícios, vantagens, e funções. 

A eficácia dos cartões virtuais se resume ao software utilizado por trás do cartão, e conhecer esse software é primordial para entender como os cartões virtuais são verdadeiros aliados para sua startup. Este será o tema abordado no nosso artigo de hoje.

Por que usar cartões virtuais nos negócios da sua startup?

Para dar início ao nosso texto, entenda que o software do cartão virtual combina fluxos de trabalho de supervisão de gastos, com a criação e finalidade de cada cartão. Isso passa para as empresas um importante controle e visibilidade sobre todos os gastos, permitindo que CEOs, diretores, gerentes e toda a equipe financeira:

• Fiquem atualizados sobre os orçamentos;
• Certifiquem-se que possuem controle sobre o cenário atual da empresa em relação às despesas
• Tenham controle sobre cashburn
• Tenham visibilidade de onde pode haver reduções/corte de custos etc. 

O impacto da Covid-19 no local de trabalho foi um impulsionador para as empresas acelerarem o uso dos cartões virtuais nos negócios. Uma de suas maiores vantagens é ser mais simples criar um cartão virtual para um colaborador que está trabalhando remotamente ao invés de entregar um cartão corporativo.

Todo uso do cartão virtual acontece online ou por meio de aplicativo de telefone como solicitações e aprovações. Essa vantagem não vem somente da facilidade em se ter um cartão online – e não precisar arcar com os custos logísticos de um cartão físico – mas como pontuamos acima: os cartões virtuais garantem uma série de benefícios de gestão e acompanhamento de despesas, que os cartões físicos ainda não oferecem – principalmente se a solução de cartões que você usa limita a quantidade de cartões disponíveis.

Pode ter certeza de que o uso dos cartões virtuais é a maneira mais fácil e segura de aumentar a supervisão e as respostas passam a ser imediatas, o que são fundamentais para a continuidade dos negócios. Acompanhar as transições financeiras em tempo real é conseguir traçar metas e objetivos para ajustar as políticas de gastos e orçamentos de forma certeira e rápida, por exemplo. 

1 – Mais eficiência

Contar com um plano de negócios eficiente é conseguir manter a empresa funcionando, mesmo que tenha ocorrido algum problema sério. Esse plano tem papel importante de delinear políticas e procedimentos que minimizem um possível impacto das interrupções em todos os setores do negócio. Uma das atribuições mais importantes é a velocidade com que as empresas devem agir diante de algumas situações ruins. Nem sempre essas situações já estavam mapeadas, por isso é importante conseguir tomar ações em tempo real. 

Para explicar melhor, quando um sistema de aprovação automatizado é incorporado a um fluxo de trabalho de criação de cartão virtual, fica fácil de rastrear cada uma das transições em tempo real. Um exemplo comum do dia a dia é, se o cartão virtual foi utilizado para pagar uma fatura, é possível visualizar a fatura, qual o processo de aprovação, valor, data de vencimento e todas as outras informações pertinentes a esta transação. E o melhor, tudo isso em um único lugar, sem a necessidade de envolvimento de mais colaboradores para a tarefa, reduzindo o tempo que é dedicado a esse tipo de tarefa manual, e gerando cada vez mais eficiência 

A compra de fato acontece depois da aprovação. Assim, é possível realizar alterações no orçamento quando necessário antes de a compra de fato ser contabilizada. 

2 – Maior produtividade para mais economia

No país em que vivemos, com um cenário econômico tão incerto, é importante contar com um bom playbook financeiro que verifica os processos ineficientes como:  tempo gasto no pagamento de contas, na coleta de recibos, acompanhamento de aprovações, na verificação manual de extratos bancários, na categorização do tipo de transição, e claro, na trabalheira no fechamento de final de mês.

Todas essas funções necessitam de alternativas mais eficientes, que liberam os colaboradores de tarefas burocráticas e longas, para que foquem e se dediquem a atividades com alto valor agregado. 

Automatizar processos, criar fluxos de aprovação e criar cartões virtuais libera horas vagas para exercer funções e atividades mais estratégicas que precisam da inteligência humana. 

3 – Benefícios orçamentários

Como já comentamos, os cartões virtuais com um software de ponta por trás dele, é a maneira mais fácil de manter os colaboradores dentro do orçamento pré-estabelecido da empresa e acompanhar o andamento dos planos de orçamentos estipulados. O responsável define um limite de gastos para cada um dos cartões. Isso é ótimo para realizar um ajuste rápido de orçamentos e respostas em situações inesperadas.

Com a visibilidade antes das compras de fato acontecerem, os responsáveis conseguem ajustar e controlar tudo o que está acontecendo, até que possam ter certeza de que aquela transação precisa ser realizada de fato. 

4 – Mais tranquilidade para o financeiro

Como os cartões virtuais são criados para um único fornecedor, é difícil usá-lo para outras finalidades e isso dificulta qualquer tipo de fraude. Cartões virtuais vinculados a um fornecedor específico permite que ele seja facilmente cancelado/bloqueado caso seja comprometido. Ao termos um cartão para cada fornecedor, não existe mais a preocupação de que toda a operação seja comprometida caso haja um cancelamento ou bloqueio 

Até então, o que acontecia com frequência era: poucos cartões concentravam todos os tipos de gastos e despesas da startup, e se por acaso esse cartão fosse cancelado/bloqueado, vários outros sistemas/ferramentas/assinaturas ficariam travadas também, inviabilizando que a operação da empresa funcionasse normalmente.

Agora ficou claro como os cartões virtuais possuem benefícios que geram economia e evitam prejuízos para sua startup. Todo CFO quer ter, além de dinheiro em caixa, visibilidade e controle orçamentário, coisas que são muito facilitadas com o uso dos cartões virtuais.

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