Cartões virtuais para equipes remotas: 6 situações de antes e depois para ajudar sua startup na adaptação

Como já falamos em alguns dos nossos posts anteriores aqui no blog, a pandemia foi de fato um divisor de águas, que alterou não apenas o formato de trabalho, mas também trouxe diversos desafios, em especial para a equipe financeira da sua startup.

Demandas vinda dos colaboradores que fizeram e ainda fazem o home office dificultou o gerenciamento de gastos à distância, e os cartões virtuais corporativos chegam como uma solução para esse cenário. 

No nosso tema de hoje, vamos apresentar situações comuns na época Pré-Home Office, e como esse cenário mudou pós pandemia. Dessa forma, ficará claro o valor dos cartões virtuais para equipes remotas e como eles capacitam e auxiliam as equipes financeiras dando todo o suporte, visibilidade e, principalmente, controle sobre os gastos à distância. Vamos nessa!

Situação 1

Antes do trabalho remoto

Um colaborador da sua startup quer levar um cliente para almoçar em um lugar especial. Alguém responsável pela área financeira aciona o diretor ou gerente desse colaborador, entrega o cartão corporativo e fica na torcida para o colaborador lembrar de devolver antes que o próximo colega também precise do cartão. 

Sem contar do desafio que é de controlar o budget desse cartão, que fica solto pela empresa e da falta de controle das infos do cartão (que pode cair na mão de pessoas erradas e ser fraudado).

Com o trabalho remoto

Um colaborador quer oferecer um pedido de almoço especial para o cliente durante uma reunião online, então alguém da área financeira cria um cartão virtual único para o próprio cliente fazer o pedido por algum delivery. Engana-se quem pensa que a criação do cartão é demorada: o cartão é criado em segundos direto pelo aplicativo.

O cliente fica impressionado com a criatividade e a atenção da equipe. E o melhor, não precisa se preocupar com o extravio do cartão, pois ele só pode ser usado online e só para esta finalidade. Além disso, você consegue definir um limite para o cartão e limitar os dados exclusivamente àquela finalidade, diminuindo o risco de – caso haja alguma compra no cartão que a empresa não reconheça – não identificar o responsável. 

Situação 2

Antes do trabalho remoto

Os colegas de trabalho comentam sobre um novo software que acabaram de ter acesso na startup e você percebe que também tem essa assinatura. Feito isso, percebe que está pagando duas vezes pelo mesmo produto, em cartões diferentes.

Com o trabalho remoto

Ficou sabendo sobre um novo pacote de software que o ajudará a ser mais eficiente enquanto trabalha no cenário de home office e decidiu assinar e enviar essa demanda de compra para a empresa.  Nesse momento descobre que a empresa já assina o software e que você pode utilizá-lo na hora. Situação resolvida e gastos sem necessidade evitados.  

Situação 3

Antes do trabalho remoto

Você não faz ideia do porquê um gerente da área de engenharia da sua startup inseriu uma despesa em vendas, e por isso você entra em contato por e-mail para entender o que houve. O gerente se encontra em uma conferência e você fica sem feedback por vários dias, o que dificulta a conciliação e conferência dos gastos, atrasando os processos da área (você pode se tornar o gargalo mesmo sem ser) e dificultando o acompanhamento das despesas gerais da empresa. 

Com o trabalho remoto

Aos poucos, fazer uma viagem a trabalho, participar de alguns dias em uma conferência volta a ser o norma, e, por isso, ter uma solução que categoriza suas despesas é essencial, pois assim você não depende de pessoas ou áreas para fazer seu trabalho. 

Com os cartões virtuais e sua categorização, é possível definir uma finalidade para cada cartão, fazendo com que seu gerenciamento fique muito mais fácil. Não é mais necessário rastrear e importunar colaboradores com categorias erradas.     

Situação 4

Antes do trabalho remoto

Um colaborador envia um recibo para uma nova cadeira de escritório, mas o valor está acima do estabelecido para este tipo de compra, mas como a compra já foi efetivada há mais de algumas semanas, a cadeira não pode ser devolvida, o que resulta em uma situação extremamente desagradável. 

Aqui vemos um cenário típico de empresas que poderiam fomentar uma cultura de consciência financeira a fim de evitar essas situações. Nesse caso, como o cartão é de todos para todos, com limites exorbitantes, a responsabilidade (accountabilty) é muito pequena para o funcionário, e por isso a preocupação com o budget não é grande, fazendo com que compras feitas possam ser maiores que o permitido.

Com o trabalho remoto

Sua startup decidiu que vai comprar novas cadeiras de escritório para todos os colaboradores que trabalham em home office e a área financeira cria cartões virtuais com o valor já estabelecido e os limites definidos. Assim, fica fácil ter o controle de gastos sem que haja a necessidade da intervenção dos colaboradores, já que as aprovações acontecem antes de o dinheiro ser gasto e os cartões só valem para essa compra. 

A lógica nesse caso se inverte: enquanto no cenário anterior temos o realizado antes do orçado, aqui vemos o orçado antes do realizado, o que é muito melhor para as empresas, principalmente Startups que crescem constantemente, e que precisam controlar e gerir seus gastos de uma maneira mais clara, fácil e eficiente.

Situação 5

Antes do trabalho remoto

No quadro geral das vendas da sua startup houve uma leve queda e você sabe que é um cenário temporário, mas que é necessário apertar um pouco os cintos. Você deseja reduzir os gastos com a equipe de marketing pelo resto do mês, mas não saberá o quanto será preciso para a redução desses gastos até que a equipe envie todos os recibos. Mais um caso de realizado antes do orçado, e da falta de accountability dos times da empresa.

Além disso, você fica no escuro: não consegue se programar para definir budget, para destinar recursos corretamente e ter uma área financeira com processos de compras claros e mais automatizados.

Com o trabalho remoto

Com o novo sistema de gerenciamento de gastos, você sabe exatamente onde está o orçamento em tempo real e com apenas dois cliques, é possível ajustar os níveis de aprovação e os limites de gastos para conseguir controlar toda essa demanda, sem precisar depender de outras pessoas ou áreas.

Com essa visualização e transparência, os colaboradores se sentem mais seguros quanto aos ajustes necessários no orçamento, além de ser um estímulo para tornar todos stakeholders mais empoderados e responsáveis pelo budget 

Situação 6

Antes do trabalho remoto

O laptop de um colaborador simplesmente parou de funcionar. A equipe de TI afirma que é um problema de hardware, então encaminham o laptop para o fabricante. O laptop voltou zerado, mas acidentalmente a sua startup foi cobrada duas vezes pelo reparo. 

Com o trabalho remoto

Acontece a mesma situação e o laptop apaga e para de funcionar. Sem acesso à equipe de TI, já que o colaborador está de home office, ele mesmo envia o aparelho ao fabricante. Após alguns dias ele recebe uma notificação de que o cartão virtual utilizado para resolver este problema recusou uma segunda cobrança, pois o seu limite já estava estabelecido exclusivamente para este serviço. Descobre corretamente que foi cobrada de forma errada e com apenas uma ligação o próprio colaborador resolve o problema. A equipe financeira nem fica sabendo desse ocorrido e facilmente ele é resolvido.  

Para a gente fechar o tema do blog de hoje, diante desses dois cenários, fica claro o quanto os cartões virtuais para as equipes remotas evitam diversos problemas e deixa toda a situação da startup de forma clara e com acesso a dados e informações em tempo real. Um sistema abrangente de gerenciamento de gastos com os cartões virtuais fornece às equipes financeiras, tranquilidade e segurança para trabalhar e isso reduz cargas excessivas de trabalho e estresses sem necessidades. 

E por fim, cartões virtuais com limites pré-estabelecidos promovem mais accountability nas equipes, mais senso de responsabilidade dos stakeholders e desenvolve uma cultura de consciência financeira sustentável a longo prazo.

Sua jornada financeira completa com a Kamino:

Com o sistema de contas a pagar e a receber 100% automatizado e integrado com seu banco, você pode economizar mais de 200 horas por mês. 

Além disso, você terá acesso a dados e relatórios confiáveis e em tempo real, permitindo que tome decisões assertivas e com maior agilidade. Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos, invista em uma solução eficiente e transforme seu negócio! 

Deseja saber mais? Assista ao vídeo abaixo e solicite agora uma demonstração!