Fundado em 2006, o Grupo RCS é uma empresa de engenharia referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade, com destaque para serviços essenciais de infraestrutura industrial e predial. Com centenas de contratos pelo país e em diversos setores, o grupo teve um crescimento de +900% nos últimos 7 anos e hoje conta com mais de 8000 funcionários.
Fanny Bastos é coordenadora do time financeiro desde 2021 e acompanhou de perto o crescimento do grupo. Inspirada pela missão da empresa, que tem como pilar o uso de tecnologia e automação de processos, Fanny estava em busca de uma solução para trazer ainda mais eficiência às rotinas da área.
“Uma pesquisa da Accenture mostrou que a automação de tarefas manuais libera até 70% do tempo do time financeiro. Meu objetivo com a contratação da Kamino foi justamente esse, garantir que nossos funcionários estivessem investindo seu tempo em tarefas estratégicas para a empresa”, explica Fanny.
Somada ao uso do ERP TOTVs, a Kamino permitiu que tarefas manuais, como a conferência e baixa de pagamentos, além da conciliação, fossem totalmente automatizadas e o time passou a ter mais tempo para participar de iniciativas estratégicas. Confira!
Desafios enfrentados antes da Kamino
Para gerenciar seus pagamentos, que somam milhares de títulos mensais, o grupo RCS alocava parte do time financeiro para separar os pagamentos por bloco e, então, criar um borderô para controlar e dar baixa nos registros do período.
Esses processos demandavam cerca de duas horas por dia, principalmente porque o ERP indicava erros no lote do pagamento, como chaves de pix inválidas ou divergência nos dados do boleto, apenas após seu processamento. Quando isso acontecia, o time financeiro se via obrigado a refazer todo o processo dentro.
“Por mais que a conferência manual fosse efetiva, como ela era extensa, demorávamos até dois dias para conciliar os registros. Por mais que soubéssemos que nosso ciclo de conciliação estava dentro da média de mercado, queríamos reduzir esse tempo e também trabalhar com dados em tempo real”, conta Fanny Bastos.
A parceria com a Kamino
A parceria entre o Grupo RCS e a Kamino começou com a integração do software com o ERP TOTVs. O time de especialistas da Kamino, em conjunto com o time técnico da RCS, desenvolveu, em apenas 3 meses, uma integração que importava automaticamente os registros do contas a pagar do TOTVs para a Kamino; após a execução, os pagamentos retornavam ao sistema original já baixados e com a documentação necessária.
“O que gostei bastante é que o time da Kamino foi muito aberto para ouvir o nosso modo de trabalhar, que tem suas particularidades nos processos, e entender como isso funcionaria no software.”, completa Fanny Bastos.
Automação de pagamentos
O principal benefício proporcionado pelo software da Kamino foi a automação do processamento e baixa do contas a pagar. Antes da adoção do software, o time financeiro precisava esperar o processamento do arquivo CNAB, que demora em média de 20 a 40 minutos, para verificar se houve algum erro nas transações daquele lote e, então, conferir a documentação e dar baixa em cada pagamento.
Agora, com o uso da conta Kamino, as linhas que apresentam alguma divergência são identificadas antes de serem enviadas e os lotes de pagamento são processados em poucos minutos. Além disso, assim que um pagamento é finalizado, a API atualiza, automaticamente, o status daquele registro dentro da TOTVs.
Gestão segura de documentos
Outro destaque é a gestão de documentos. Todos os documentos financeiros inseridos no software da Kamino são espelhados no TOTVs, proporcionando mais segurança e praticidade para o time.
“Como os comprovantes já são salvos e enviados automaticamente para os fornecedores, mitigamos muitos riscos e aumentamos a efetividade do time. Antes, as áreas procuravam os comprovantes no ERP, agora eles conseguem utilizar esse tempo para outras tarefas”, relata Fanny.
Resultados alcançados
Desde a implementação do software da Kamino, o Grupo RCS tem colhido diversos resultados positivos em suas operações financeiras. Entre os principais benefícios estão:
- Redução da carga operacional do time financeiro: Com a automação dos processos financeiros, dois membros da equipe começaram a participar de rotinas financeiras mais estratégicas.
- Integração rápida com o ERP TOTVS: A integração foi realizada em apenas 3 meses, sem grandes interrupções nas operações diárias.
- Mais agilidade nas baixas de pagamentos: A automação da baixa de pagamentos permitiu que a conciliação, que antes levava 2 dias, fosse feita em tempo real.
- Facilidade na gestão de documentos: Com a Kamino, o Grupo RCS ganhou praticidade ao espelhar toda a documentação diretamente na plataforma, de acordo com seu sistema interno.
“A implementação da Kamino foi um divisor de águas. Reduzimos drasticamente o tempo gasto em processos manuais e ganhamos mais eficiência e segurança na gestão financeira. O software trouxe mais tranquilidade e confiabilidade para nosso trabalho, impactando positivamente toda a operação”, afirma Fanny.
Próximos passos: expansão da integração com múltiplos cartões e conciliação bancária automatizada
Com os resultados positivos já alcançados nos primeiros meses de uso da Kamino, o Grupo RCS planeja expandir ainda mais sua integração com a plataforma para aprimorar a gestão financeira da empresa. Dois focos principais para os próximos passos incluem implementar múltiplos cartões de crédito corporativos e a automatização completa da conciliação bancária.
Como a Kamino oferece importação automática dos extratos bancários, sugestão de conciliações com base em dados da transação e regras personalizadas para conciliar registros com base em sua descrição, o objetivo é concentrar na Kamino todo processo de execução e conciliação de pagamentos.
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