O ciclo de faturamento refere-se ao período de tempo entre a emissão de faturas para clientes e o recebimento dos pagamentos correspondentes. Para PMEs em expansão e que muitas vezes dependem dessas entradas para arcar com os custos do negócio, entender e organizar esse fluxo é essencial.
Até mesmo porque, embora os balanços possam indicar liquidez suficiente para cobrir obrigações, os ciclos de faturamento podem revelar uma realidade mais complexa, impactando diretamente a estratégia financeira e a sustentabilidade empresarial.
Quer entender mais sobre o ciclo de faturamento e como cuidar para que deixe a sua empresa sempre em dia com as obrigações financeiras? Confira este artigo.
O que é um ciclo de faturamento e qual a sua importância?
O ciclo de faturamento é o período entre a emissão da fatura para o cliente, até a data do pagamento. Em outras palavras, é o intervalo que começa com a venda de um produto ou serviço e termina quando o pagamento dessa venda é coletado.
Contudo, é importante considerar que há um ciclo de faturamento não apenas entre empresa e cliente, como também existe um ciclo de faturamento entre a empresa e os seus credores.
Se a empresa depende da entrada do dinheiro da venda para quitar uma dívida, isso significa que esses prazos precisam estar alinhados – uma realidade que nem sempre acontece.
Para deixar esse conceito mais claro, considere que uma venda concretizada hoje, com um termo de pagamento líquido de 90 dias, implica custos imediatos para a empresa, enquanto a entrada dessa venda só vai acontecer daqui a 3 meses.
Neste intervalo, a empresa deve manejar esses custos com recursos disponíveis em caixa, um desafio que pode ser bastante perigoso para a saúde financeira imediata, e que pode ter consequências de longo prazo.
Etapas de um ciclo de faturamento na prática
O ciclo de faturamento tem um começo, meio e fim – o qual, sendo positivo, significa que a empresa terá entradas suficientes para arcar todas as saídas.
Confira a seguir as principais etapas envolvidas nesse fluxo:
- 1 – Emissão da Fatura: O ciclo inicia com a emissão de uma fatura ao cliente após a entrega de um produto ou serviço. A fatura detalha o montante devido, a descrição do produto ou serviço fornecido, e os termos de pagamento, incluindo a data de vencimento.
- 2 – Período de Pagamento: Após a emissão da fatura, inicia-se o período de pagamento, durante o qual o cliente é esperado para liquidar a dívida. Este período pode variar com base nos termos acordados entre a empresa e o cliente, variando frequentemente de 30, 60 a 90 dias, ou até mais.
- 3 – Recebimento do Pagamento: O ciclo de faturamento finaliza quando o cliente efetua o pagamento, que é então registrado pela empresa. O modo de pagamento pode variar, incluindo transferências bancárias, cheques, pagamentos com cartão de crédito, entre outros.
- 4 – Gestão de Contas a Receber: Durante o ciclo de faturamento, a empresa precisa gerenciar suas contas a receber, o que inclui monitorar as faturas emitidas, acompanhar os pagamentos pendentes, enviar lembretes de pagamento e, em alguns casos, gerenciar dívidas não pagas ou atrasadas.
➡️Para complementar a sua pesquisa:
- O que é contas a pagar e receber
- Melhores práticas para o contas a pagar
- Problemas na área de contas a pagar
- Benefícios da automação do contas a pagar
Quanto tempo dura um ciclo de faturamento?
O ciclo de faturamento pode variar bastante entre os diferentes tipos de serviço e produtos. Bancos e instituições financeiras, que oferecem cartões de crédito, por exemplo, realizam faturamentos mensalmente, entre 28 e 31 dias.
Embora tudo dependa do tipo de compra feita, os ciclos de faturamento costumam ser de 30, 60 e 90 dias.
Qual o prazo ideal para faturamento?
O prazo ideal para o faturamento depende muito se você é o credor ou o devedor. Para quem está devendo, ter um tempo maior para pagar a dívida é sem dúvida muito melhor; ao passo que, um tempo maior para receber já não é tão interessante para quem vai receber.
Falando sob a ótica do credor que vai receber esse pagamento, um ciclo de faturamento curto pode melhorar a liquidez, enquanto um longo pode resultar em um gap de caixa, onde a empresa pode não ter fundos suficientes disponíveis para cobrir seus gastos.
Entretanto, o principal ponto nesse racional não é o tempo de entrada do dinheiro, mas sim o planejamento financeiro da empresa para aguardar que isso aconteça. Se todos os prazos estiverem alinhados, oferecer um prazo maior de pagamento para o seu cliente não tem problema algum e até pode ser usado como uma estratégia de vendas.
Vantagens e desvantagens dos tipos de ciclos de faturamento
Lendo o conteúdo até aqui, pode ser que você tenha concluído que o jeito mais fácil para evitar prejuízos no fluxo de caixa seja definir ciclos externos de faturamento mais curtos, e ciclos internos mais ágeis. Isso não é bem assim!
Cada um desses prazos de faturamento vai exigir um fluxo interno diferente no contas a receber e a pagar. Por isso, é importante considerar qual das opções é mais vantajosa para manter a organização do seu negócio.
Confira as vantagens e desvantagens a seguir.
Ciclo de faturamento mensal
Os ciclos de faturamento mensais impõem ao departamento de contabilidade a necessidade de lidar com pagamentos mais frequentes.
Por outro lado, os ciclos mensais são benéficos para o planejamento financeiro, proporcionando uma gestão mais controlada das obrigações financeiras num período de 30 dias, o que pode ser estrategicamente vantajoso para empresas PMEs em fase de crescimento ou expansão.
Ciclo de faturamento trimestral
Os ciclos de faturamento trimestrais espaçam os pagamentos, sincronizando-os com termos de pagamento de 90 dias, o que pode facilitar o planejamento orçamentário ao longo do trimestre.
No entanto, essa abordagem pode resultar em pagamentos mais altos por período, acréscimo de juros sobre o saldo devedor e possíveis taxas adicionais de fornecedores, elevando o custo total dessa opção de faturamento.
Ciclo de faturamento anual
Os ciclos de faturamento anuais normalmente começam com um pagamento adiantado e são frequentes em serviços como assinaturas de software, onde os fornecedores oferecem descontos para pagamentos anuais.
Contudo, é importante lembrar que na hora de renovar a assinatura, o preço total pode ser cobrado sem os descontos iniciais. Embora não tão comuns e com algumas restrições, é possível negociar esses ciclos, principalmente com credores privados.
Como ajustar o ciclo de faturamento com o fluxo de caixa?
Para alinhar o ciclo de faturamento com a sua realidade financeira, inicie com uma análise detalhada do fluxo de caixa para identificar padrões e ajustar os termos de pagamento com clientes e fornecedores.
Use políticas de crédito claras e ferramentas de automação, como a Kamino, para monitorar e gerenciar recebíveis, e ofereça incentivos para pagamentos antecipados. Além disso, mantenha um controle rigoroso sobre as entradas e saídas de caixa, ajustando estratégias conforme necessário.
