O processo de fechamento financeiro mensal é uma função vital das empresas. Permite a geração de demonstrações financeiras precisas para planejamento estratégico e tomada de decisões de negócios informadas. Contudo, esse pode ser um processo bastante trabalhoso.
Nesse momento, a sua equipe de finanças precisa equilibrar as tarefas regulares com esta demanda adicional, o que às vezes pode exigir que trabalhem até tarde para concluir tudo dentro do cronograma.
A seguir, você encontrará algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a tornar este processo indolor, eficiente e bem-sucedido em todos os meses.
Etapas principais do processo de fechamento financeiro mensal empresarial
O processo de fechamento financeiro mensal se torna um processo trabalhoso porque envolve algumas etapas críticas. Dentre elas, é importante destacar:
- Reunião dos dados financeiros: Recolhimento de todos os dados financeiros relevantes, como extratos bancários, transações de crédito/débito, faturas, relatórios de PDV e dados de folha de pagamento.
- Revisão das contas a pagar e a receber: Verificação dos registros de contas a pagar e receber para se certificar de que não há saldos vencidos que devam ser baixados ou créditos não aplicados.
- Reconciliação das contas: Conclusão de conciliações para todas as contas aplicáveis – incluindo contas bancárias, estoque, contas de cartão de crédito, empréstimos e outras contas de ativos ou passivos – e solução de discrepâncias à medida que elas surgem.
- Consideração do estoque e os ativos fixos: Verificação do estoque e os ativos fixos todos os meses para garantir que os livros refletem os saldos reais dessas contas.
- Organização das demonstrações financeiras: Geração e preparação de demonstrações financeiras para uma revisão final.
- Realização de uma revisão final: Análise das demonstrações financeiras para verificar a precisão e investigar quaisquer irregularidades.
- Preparação para o mês seguinte: Obtenção de insights com o processo, para instituir melhorias no fechamento do mês seguinte.
Fluxo ideal de um processo de fechamento financeiro
O processo de fechamento mensal geralmente leva de 5 a 10 dias para ser concluído, dependendo do tamanho e da complexidade da sua empresa e dos dados financeiros.
Isso significa que você pode gastar até um terço do mês neste processo, consumindo tempo e recursos valiosos da empresa. Confira a seguir um panorama de todas ações mais importantes para alcançar um fluxo ideal durante o fechamento.
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Checklist para o fechamento mensal financeiro
Cada conta em seu plano de contas deve ser revisada mensalmente para verificar erros, alterações e precisão. Aqui estão os passos que você precisará seguir para fechar seus livros, lembre-se que quaisquer irregularidades ou discrepâncias exigirão investigação.
Caixa:
- Ajuste as contas de caixa para cheques e depósitos pendentes.
- Certifique-se de que não haja fundos não depositados de períodos anteriores.
- Todas as contas de caixa e equivalentes de caixa devem corresponder ao saldo dos seus extratos.
Contas a Pagar e a Receber:
- Procure quaisquer saldos vencidos que possam precisar ser baixados e créditos não aplicados que possam ser usados.
- Os saldos dos Demonstrativos de Envelhecimento de Contas a Receber e a Pagar devem concordar com o balancete experimental.
Estoque e Ativos Fixos:
- Realize uma contagem física de estoque e ajuste para danos, deterioração ou outras variações.
- Registre a depreciação dos ativos fixos e certifique-se de que as transações de vendas e aquisições foram capturadas.
Contas Intercompany:
- Analise se as contas a pagar e a receber intercompany estão iguais nos livros de ambas as empresas.
- O passivo da Empresa A para a Empresa B deve corresponder ao ativo da Empresa B da Empresa A.
Impostos Acumulados:
- Verifique se os impostos foram acumulados para quaisquer impostos que você seja obrigado a pagar, como impostos sobre propriedade, vendas e folha de pagamento.
Férias e Folha de Pagamento Acumulados:
- Verifique se todos os salários ou ordenado ganhos desde o último período de pagamento foram acumulados.
- As férias ou licenças médicas ganhas devem ser acumuladas, e o tempo não utilizado deve permanecer em seus livros como passivo.
Despesas:
- Revise as despesas para ver se alguma compra precisa ser capitalizada.
- Revisite a Despesa Diversa para ver se alguma transação pode ser categorizada de forma mais apropriada.
Notas Recebíveis e a Pagar ao Banco:
- Reconcilie notas e empréstimos recebíveis e pagáveis para garantir que seu saldo do empréstimo esteja correto e que os juros de receita ou despesas tenham sido registrados.
Fundos Não Depositados:
- O saldo de Fundos Não Depositados deve refletir apenas cheques e depósitos que não tenham sido compensados pelo seu banco no período atual.
- Quaisquer transações remanescentes na conta de períodos anteriores devem ser investigadas para descobrir por que não foram compensadas.
Patrimônio Líquido:
- O saldo em Lucros Retidos deve refletir o valor declarado na declaração de imposto de renda do ano anterior.
- Quaisquer despesas pessoais ou retiradas de proprietários devem ser registradas com precisão. Também deve haver um saldo zero no Equilíbrio de Abertura de Patrimônio Líquido.
Dicas para acelerar o processo de fechamento mensal
Aqui estão algumas dicas para se preparar para um fechamento mensal financeiro mais organizado e ágil.
Estabeleça prazos e processos claros
O primeiro passo para um fechamento mensal bem-sucedido é estabelecer prazos e processos claros para todos os envolvidos. Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página e que o processo seja concluído a tempo.
Otimize os fluxos de trabalho
Após estabelecer prazos e processos, é importante otimizar os fluxos de trabalho para garantir que o processo seja o mais eficiente possível. Isso pode incluir automatizar tarefas repetitivas, centralizar dados e usar ferramentas de colaboração.
Abrace a contabilidade contínua
A contabilidade contínua é uma abordagem que permite que as transações sejam registradas à medida que ocorrem, ao invés de esperar até o final do mês. Essa abordagem pode ajudar a reduzir o tempo e o esforço necessários para o fechamento mensal.
Incorpore flexibilidade aos processos
É importante incorporar flexibilidade aos processos de fechamento mensal para lidar com imprevistos. Isso pode incluir reservar tempo extra para o fechamento, ter um plano de contingência para eventos inesperados e ser capaz de ajustar os prazos conforme necessário.
Boas práticas para deixar o processo ainda mais eficiente
Aqui estão algumas ações específicas que você pode tomar para se preparar para um fechamento mensal de sucesso:
- Reúna todos os envolvidos e crie um plano de fechamento mensal. O plano deve incluir prazos, responsabilidades e um cronograma.
- Avalie seus fluxos de trabalho atuais e identifique oportunidades de melhoria.
- Considere a implementação de contabilidade contínua.
- Crie um processo de backup para imprevistos.
Acelerando o fechamento financeiro com tecnologia
Com a automação financeira, muitos desses processos do fechamento financeiro podem ser automatizados. Gestão de contas a pagar, solicitação e aprovação facilitada de pagamentos e conciliação bancária em tempo real são apenas algumas possibilidades.
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