As conciliações financeiras são um sofrimento interminável para as equipes de contas a pagar, particularmente no fim do mês. Além do trabalho de conciliação ser frustrantemente demorado, muitas vezes ela também falha em produzir o nível necessário de precisão. Como resultado, apesar das horas de trabalho envolvidas na conciliação de dados, muitos profissionais de finanças permanecem insatisfeitos com os resultados. Em uma pesquisa, apenas 20% dos entrevistados se sentem bem sobre seu processo de fechamento, e apenas 28% confiam que seus dados de relatórios financeiros são precisos.
Por que a conciliação é um ponto tão delicado?
Um dos maiores desafios é que a maioria das empresas ainda depende de processos manuais de conciliação. Isso significa que as equipes de contas a pagar são forçadas a vasculhar extratos de cartão de crédito em papel e registros de contas bancárias, o que pode ser extremamente demorado e propenso a erros. Mas apesar dessas desvantagens significativas, na pesquisa da Airbase com 745 profissionais de finanças, 55% disseram que ainda reconciliam manualmente contas bancárias, e 36% disseram que reconciliam manualmente extratos de cartão de crédito.
Por que as empresas continuam a depender desses métodos ultrapassados? Não apenas são ineficientes, mas também podem ser extremamente perigosos, especialmente para as equipes de contas a pagar. Conciliações imprecisas podem levar a pagamentos perdidos, taxas atrasadas e até falências. À medida que uma empresa cresce, esse número apenas aumenta — mas a equipe de finanças geralmente é a última a adicionar novos recursos. Por exemplo, uma empresa com mais de 1000 pagamentos e que não tem uma solução automatizada precisa de uma pessoa totalmente dedicada com a rotina. Isso são mais de 200 horas mensais e um custo maior do que soluções existentes no mercado.
Um problema ainda maior é a maneira como muitas empresas fazem seu fechamento contábil. Por exemplo, algumas empresas registram pagamentos assim que são feitos, enquanto outras esperam até o final do mês. Isso significa que conciliar contas no final do mês pode ser um desafio, uma vez que podem haver discrepâncias entre o que foi pago e o que aparece no software financeiro.
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Como a conciliação automatizada simplifica seu fechamento contábil?
O fechamento pode ser facilitado através de um software de gestão de gastos. Quando os gastos com fornecedores, colaboradores e com cartões virtuais corporativos são registrados à medida que ocorrem, por exemplo, não é necessário gastar horas analisando extratos de cartão de crédito. O processo de conciliação pode ser concluído em uma fração do tempo e com muito menos erros.
Os benefícios da automação e consolidação incluem:
- Esforço de conciliação reduzido;
- Menos erros durante a conciliação;
- Identificação mais fácil de discrepâncias nos gastos efetuados;
- Resolução mais rápida de incompatibilidades entre dados contábeis e dados de gastos;
- Os fluxos de aprovação automatizados de plataformas de gestão de gastos também eliminam a necessidade de corrigir erros durante a conciliação .
Com as informações corretas (ex. categorias de gastos e quem os solicitou), fornecidas, verificadas e confirmadas no momento da aprovação, a conciliação já está quase finalizada. Além disso, documentos de suporte, como recibos ou faturas, são carregados no evento de compra quando são relevantes, garantindo que toda a documentação necessária para todas as compras seja preservada pelo sistema à medida que ocorrem. Isso gera um rastro de auditoria em qualquer momento no tempo.
Em última análise, uma conciliação adequada é essencial para manter registros financeiros precisos e prevenir gastos não autorizados. A Kamino pode te ajudar. Somos uma plataforma completa de gestão de gastos empresariais, voltada para pequenas e médias empresas no Brasil. A Kamino está na nuvem e permite aos gestores financeiros conciliar seu extrato bancário sem necessitar sair da tela e sem esforço. Veja como é fácil conciliar com a Kamino. Saiba mais. Solicite agora uma demonstração!
