Como melhorar a conciliação financeira na sua startup

A conciliação bancária é a revisão das contas bancárias com o controle financeiro interno, para checar se as movimentações do extrato bancário estão batendo com os lançamentos do controle interno (que é a previsão de gastos). Essa revisão faz parte da rotina de uma gestão financeira eficiente, e tem como objetivo verificar divergências entre o que era estimado para pagamento/recebimento e o que de fato aconteceu.

Conciliar seus registros internos com fontes externas pode revelar erros, omissões e até mesmo fraude. No entanto, realizar essa tarefa com frequência é altamente estressante para as equipes financeiras. 

Isso acontece porque o processo, em muitos negócios, ainda é feito de forma manual e sem fluxos de trabalho padronizados. Muitas vezes, a área financeira não tem visibilidade do que está sendo pago e precisa correr atrás de colaboradores para encontrar respostas.

Sendo assim, o que fazer para melhorar os processos de conciliação financeira da sua startup? É sobre isso que falaremos no artigo!

Quais são os principais problemas que surgem em conciliações financeiras?

Falta de documentação comprobatória

Toda movimentação bancária precisa estar acompanhada de uma documentação suporte, como contratos, Notas Fiscais, boletos e outros. Isso é necessário para que as transações sejam alocadas de forma correta nos livros da empresa e para que todos os impostos referentes a essas movimentações possam ser apurados.

Portanto, apesar de demandar bastante tempo, a organização da documentação é essencial na rotina financeira, inclusive em casos de auditorias.

Categorização divergente nos lançamentos

A realização da conciliação, principalmente quando realizada de forma manual, pode acarretar na divergência da categorização e descrição do lançamento no extrato e no controle interno. Exemplo, posso adicionar a descrição Plano de Saúde no extrato porém classificar como Benefícios de funcionários no controle interno. Isso gera retrabalho para corrigir o lançamento, além de ser uma ineficiência durante o processo de conciliação.

É necessário estar atento na padronização dos lançamentos.

Falta de contexto sobre uma transação

Quanto maior for o número de pessoas em uma organização, mais chances do departamento financeiro ficar no escuro quando precisar prever os gastos do mês, pois nem sempre as áreas de negócio possuem uma previsão, mesmo que de curto prazo. Se uma cobrança aparecer sem qualquer contexto ou documentação, é difícil encontrar as respostas que as equipes financeiras precisam para conciliar com precisão essa transação.

Como facilitar a conciliação financeira?

Faça uma projeção de fluxo de caixa

Faça uma projeção de entradas e saídas de caixa alinhada com o objetivo da sua startup e peça para as áreas de negócio compartilharem quais serão os recursos necessários para alcançar esse objetivo. Durante a conciliação, essa projeção servirá de suporte para entender se as movimentações bancárias estavam previstas e qual o detalhamento de cada uma delas.

Dessa forma a empresa fica menos vulnerável a variações não previstas e terá mais tranquilidade para tomar decisões com base nessa projeção.

Utilize um software financeiro para facilitar

Hoje, o portfólio de sistemas financeiros especializados nesses serviços é extenso. Além de serem são fáceis de usar e acessíveis financeiramente, são super adequados para controle de dados e documentos e gerenciamento financeiro. Ao automatizar o processo de conciliação, a identificação de lançamentos, download de extratos e geração de resultados é imediata. 

Muitas vezes esses resultados já são apresentados de forma analítica e otimizada, essas ferramentas podem gerar dados e gráficos on demand de acordo com a necessidade do usuários (por exemplo, gastos por categoria, centro de custo, períodos, entre outros).

Simplifique seu processo de conciliação financeira com a Kamino Banking

Se você quer começar a colocar essas dicas em prática na sua startup, uma maneira de otimizar seu processo de conciliação financeira é usando um cartão virtual, que permite visualizar os gastos em tempo real, por meio de um aplicativo. 

Com soluções como a Kamino Banking, que oferece cartão virtual, conta PJ digital e cartão corporativo especialmente desenvolvidos para startups, você não sofre com pagamentos essenciais, principalmente aqueles recorrentes, feitos em dólar.

Além disso, você ainda conta com rendimento e liquidez todos os dias, não paga tarifas de manutenção e tem acesso a um atendimento próximo, feito por quem entende as dores enfrentadas pelos founders. 

Sua jornada financeira completa com a Kamino:

Com o sistema de contas a pagar e a receber 100% automatizado e integrado com seu banco, você pode economizar mais de 200 horas por mês. 

Além disso, você terá acesso a dados e relatórios confiáveis e em tempo real, permitindo que tome decisões assertivas e com maior agilidade. Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos, invista em uma solução eficiente e transforme seu negócio! 

Deseja saber mais? Assista ao vídeo abaixo e solicite agora uma demonstração!