4 melhores práticas para otimizar o processo de contas a pagar na sua startup

Apesar de muitas empresas darem mais importância para o processo de recebimento, já que é a receita que fará com que o negócio continue crescendo, o gerenciamento dos pagamentos não pode ser ignorado. Uma startup, principalmente aquelas em estágio inicial, terá que lidar por um bom tempo com apenas com saídas de caixas, portanto é essencial que esse processo seja eficiente e seguro.

Para assegurar que os recursos da startup sejam utilizados de forma a garantir um crescimento sustentável, precisamos ter um processo de pagamentos otimizado e definir boas práticas de contas a pagar. Essas ações economizam o tempo dos colaboradores, permitindo que estes foquem em atividades diretamente relacionadas ao real core da startup.

Quer saber como fazer isso? Confira 4 dicas no artigo!

Afinal o que é Contas a Pagar?

É uma conta no Balanço Patrimonial que é movimentada sempre que uma compra ou contratação é feita (1) e quando o pagamento desta compra ou contratação é realizado (2). Ou seja, essa conta mostra o volume de obrigações a pagar que a startup tem com terceiros (por exemplo, obrigações com fornecedores). O controle sobre essa conta também garante que a startup esteja cumprindo com seus compromissos em dias, isso é, não está devendo a ninguém.

Como melhorar seu processo de contas a pagar?

1. Crie fluxos de trabalho 

A dica aqui é criar fluxos de trabalhos padronizados que deixem claro quem é responsável por qual tarefa e quais são as alçadas que devem ser seguidas. Isso deve incluir instruções do que deve ser feito quando o departamento quer realizar alguma contratação ou compra, como: quem deve ser avisado, para onde enviar os dados do fornecedores, limite de valor por departamento, qual será documentação necessária, entre outros.

Após a elaboração desse fluxo de trabalho é preciso educar os colaboradores para que eles sigam o processo desenhado e para que este se torne cada vez mais familiar e eficiente à medida que for se repetindo.

2. Automatize os processos

É difícil ter controle sobre o Contas a Pagar se este controle ainda é feito manualmente pelo excel. O lançamento manual de notas fiscais e boletos consome muito tempo, além de estar mais vulnerável a erros.

Sugerimos sair do processamento manual para a utilização de algum software de automação de pagamentos (conhecidos também como sistemas ERP), os quais coletam os dados e programam para pagamento automaticamente. Esses sistemas analisam as informações da compra, comparam com a documentação suporte, aplicam a categoria de despesa e centro de custo corretos, além de atribuírem à pessoa apropriada quando existe um fluxo de aprovação a ser seguido. Tudo isso em uma fração do tempo que levaria para concluir essas tarefas manualmente.

Além disso, a trilha de auditoria rastreada dentro do sistema ajuda a manter as operações financeiras dentro da conformidade.

3. Faça revisão do saldo do Contas a Pagar frequentemente

Acompanhe o saldo do Contas a Pagar para entender se está muito alto e para que esse saldo esteja refletido na projeção de fluxo de caixa. Afinal, um saldo de conta alto indica que as obrigações ainda não foram pagas, portanto precisam ser provisionadas dentro do fluxo de caixa.

Esse monitoramento estreito também permitirá que a startup esteja menos vulnerável ao pagamento de multa e juros por atrasos e a pagamentos indevidos ou duplicados não previstos em contrato.

4. Defina suas métricas

Para saber que os recursos da startup estão sendo usados de forma otimizada é fundamental ter indicadores de performance adequados. As métricas e indicadores ajudam a medir o sucesso das suas ações. Algumas que se aplicam à área de contas a pagar são: 

• Prazo médio de pagamento: prazo entre contratação do serviço ou compra e a data de pagamento;
• Quantidade de pagamentos realizados após data de vencimento;
• Concentração de pagamentos por data de vencimento.

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