Se você não controla efetivamente os gastos da sua empresa, você tem perdido muito dinheiro. Gastos descontrolados podem levar a muitos problemas, como ultrapassar o orçamento, dívidas da empresa e mais.
A gestão de gastos é a forma como você administra os recursos que saem da sua organização – ou não os administra. Um estudo recente da plataforma europeia de pagamentos Soldo descobriu que empresas no Reino Unido estavam perdendo cerca de 2% de sua receita anual devido ao fraco controle de gastos.
Apegar-se a métodos ultrapassados pode fazer você perder o controle sobre os gastos da empresa, enquanto novas tecnologias, como softwares de gestão de gastos empresariais, utilizam automação e inteligência artificial para fornecer visibilidade em tempo real. Com os métodos e ferramentas certas, o controle de gastos pode ajudar seu departamento financeiro a gerir efetivamente os fundos que saem da empresa.
O que é gestão de gastos empresariais?
Gestão de gastos empresariais é o acompanhamento do dinheiro que sai da empresa para determinar para onde está indo e por quê. Com gestão de gastos, as empresas podem garantir que cada compra seja aprovada e que os orçamentos da empresa sejam cumpridos.
Como a fraca gestão de gastos impede você de tomar decisões importantes?
Sem visibilidade sobre os gastos da empresa, sua equipe financeira perde a capacidade de fornecer dados para tomar decisões importantes, como as melhores formas de otimizar a contratação e gestão de ferramentas de Software SaaS, o gasto em aquisição de cliente (permitindo um controle mais aprimorado do CAC), a sua cadeia de suprimentos ou as melhores formas de expandir seu negócio. Você pode perder a oportunidade de crescer como organização devido à falta de visibilidade dos gastos da empresa. A falta de transparência nos gastos também pode inibir sua capacidade de definir objetivos significativos, já que é difícil definir objetivos ou descobrir como alocar fundos sem uma análise precisa dos gastos.
Identificando as causas do fraco controle de gastos
Se você está observando orçamentos negativos, fundos mal administrados, erros financeiros frequentes e crescente dívida, sua empresa pode ter uma gestão de gastos deficiente. Algumas causas incluem:
- Funcionários com pouca ou nenhuma orientação sobre o que podem e não podem comprar;
- Dificuldade para executar uma efetiva política de prestação de contas por cada líder de área;
- Seu processo de aquisição e políticas de gastos não estão claramente definidos;
- Supervisores não aprovam ordens de compra ou aquisições.
- CFOs e outros stakeholders não podem fazer planejamento e análise financeira adequados, benchmarking ou tomar decisões precisas baseadas em dados porque não têm informações atualizadas.
Outra maneira de você praticar involuntariamente um controle de gastos inadequado é usando sistemas baseados em papel. Eles podem custar tempo e dinheiro à empresa, e o potencial de erros humanos na entrada de dados se torna maior. Além disso, você também corre um risco maior de fraude, pois há mais oportunidades para os funcionários falsificarem relatórios de despesas ou outros documentos financeiros.
Como fazer sua gestão de gastos?
Ao construir seu plano de gestão de gastos, considere implementar algumas dessas estratégias para ajudar a gerenciar os gastos da sua empresa e tomar decisões eficazes baseadas em dados.
- Ao construir seu plano de gestão de gastos, considere implementar algumas dessas estratégias para ajudar a gerenciar os gastos da sua empresa e tomar decisões eficazes baseadas em dados.
- Visualização em tempo real: A contabilidade contínua envolve a atualização das informações financeiras ao longo do mês, em vez de esperar até o final do mês, como muitos processos manuais fazem. Estas atualizações em tempo real permitem ao departamento financeiro e aos principais intervenientes da empresa ver para onde o dinheiro está indo e gerir melhor o fluxo de caixa;
- Automatize seus relatórios de despesas e políticas de gastos: Quando você automatiza seus relatórios de gastos, fica muito mais fácil controlar qualquer gasto ad hoc. Softwares de gestão de gastos, como a plataforma Kamino, têm a capacidade de permitir que os funcionários enviem recibos na hora;
- Aprovação de gastos com antecedência e uso de aprovação de vários níveis para manter o controle dos pagamentos: Capacite os funcionários, tornando fácil para eles solicitarem gastos e encaminharem pedidos de aprovação;
- Implemente alertas automatizados de economia: Com alertas automatizados de economia, sua equipe financeira receberá notificações imediatas quando houver um aumento inesperado nos custos.
Mantenha os gastos da sua empresa sob controle com a Kamino
Na Kamino, sabemos como pode ser fácil cair nas práticas de controle de gastos deficientes – por isso criamos nossos cartões de crédito da empresa e software de gestão de gastos que trabalham juntos para ajudá-lo a ser o mais eficiente possível. Se você quiser ver como Kamino pode ajudar sua organização a otimizar o controle de gastos, solicite agora uma demonstração!
