Como cortar despesas de uma startup? Conheça 5 maneiras de economizar

Cortar despesas é uma prática recorrente de qualquer empresa, e em startups, incluindo unicórnios, não é diferente. Mas há momentos em que essa medida se torna mais necessária do que o normal. 

A economia mundial passa por um ciclo de forte ajuste monetário, com aumento acelerado de taxas de juros nos Estados Unidos, Europa e Brasil, o que possivelmente causará recessão econômica.

Nos últimos dois anos tivemos recordes de expansão da base monetária, com objetivo de contenção dos prejuízos causados pela pandemia. Muitos recursos entraram na economia por conta de estímulos dos bancos centrais da Europa e dos Estados Unidos e acabaram gerando uma alta inflação (os EUA, por exemplo, estão com taxas de quase 9% ao ano).

De acordo com a Lavca, associação para investimento de capital privado na América Latina, investimentos de venture capital no continente caíram para US$ 2,4 bilhões no segundo trimestre do ano — a quantia era de US$ 5 bilhões no mesmo período do ano passado. 

Os juros altos somados ao fato de que o mercado de venture capital estava bastante aquecido geraram um efeito de virada do mercado, não no bom sentido. 

Além disso, não podemos esquecer da Guerra da Ucrânia e as tensões entre China e os EUA, que geram um cenário de enorme incerteza econômica para todo o mercado. As startups, principalmente as que estão em fase growth, estão sentindo essa turbulência.

Nesse cenário, as startups, entre elas os unicórnios brasileiros, como são conhecidos os negócios desse tipo avaliados em mais de US$ 1 bilhão, reduzirão a queima de caixa, em meio a uma forte queda nos investimentos no setor, segundo uma pesquisa do fundo de venture capital Atlântico. Cortar despesas, alcançar breakeven e ter sustentabilidade financeira mais rapidamente são pautas de fundadores e investidores.

Se esse é o caso do seu negócio, trazemos no artigo de hoje 5 dicas que podem ser úteis para ajudar sua startup a fazer uma gestão inteligente de gastos. Confira!

5 dicas de como cortar despesas na sua startup

1. Centralize e monitore as compras

O que não pode ser medido não pode ser gerenciado. Essa frase bem comum no meio corporativo serve também para ilustrar a importância de acompanhar seus gastos de perto.

Em muitos negócios, as compras de softwares, materiais de escritório e outros itens estão espalhadas por diversos departamentos. O problema é que essa descentralização leva a gastos repetidos e a desperdícios.

Muitas vezes, os gestores não sabem quais compras estão sendo feitas até que elas sejam de fato concretizadas. Com isso, perdem a oportunidade de evitar gastos desnecessários antes que ocorram. Por isso, a dica é controlar o que está sendo gasto e por quem, além de garantir que determinada compra é essencial para atingir os objetivos da empresa.

Ter um fluxo de aprovação de compras é muito importante, pois permite saber o que já está sendo pago, evitando compras duplicadas. Também evita compras desnecessárias, que não são fundamentais para que a startup alcance seus objetivos.

Por exemplo, na Kamino recentemente percebemos que várias pessoas estavam registradas para pagar licença de usuário full de uma ferramenta SaaS (o Miro), quando, na verdade, muitas delas só usavam a ferramenta como revisores, que é uma categoria sem custo. Ou seja, percebendo isso, fizemos a redução do custo.

Em resumo, alguns custos muito comuns que podem ser revistos são:

• Ferramentas SaaS
• Gasto em marketing digital
• Gasto em viagens, como voos e hotéis
• Gasto em merchandising

2. Atribua responsáveis por cada compra

Quando um funcionário faz uma compra recorrente, por exemplo de um software por assinatura, usando o cartão da empresa, é comum que a cobrança continue sendo feita mesmo depois de ele deixar a companhia. Essas despesas “órfãs” costumam passar despercebidas, gerando gastos que a startup desconhece.

Por isso, é importante ter as compras registradas e usar cartões virtuais. Além disso, é fundamental seguir práticas de bloqueio periódico de cartões, contribuindo para que as renovações sejam verificadas antes do pagamento.

É recomendado também que, antes de sair da empresa, os colaboradores informem sobre os pagamentos para seus gestores e também sobre qualquer despesa recorrente que tenha sido contratada. A startup deve acompanhar as datas de renovação, para decidir se precisa ou não seguir usando os serviços. Fazer essa higiene dos gastos é fundamental para startups que querem cortar despesas. 

3. Proteja-se de fraudes

Fraudes podem vir do ambiente interno ou externo à startup. Em ambas as situações, podem causar grandes prejuízos. No primeiro caso, ocorrem quando as atividades dos funcionários não são devidamente acompanhadas. No segundo, quando agentes externos se infiltram nos sistemas da empresa, afetando cartões de crédito, por exemplo.

Em alguns casos, as fraudes podem passar despercebidas, de modo que a startup não consegue recuperar os valores perdidos. Mas, mesmo quando consegue, os custos envolvidos em verificação de fraudes, cancelamento de cartões e até em processos judiciais são grandes, representando desperdício de tempo e de dinheiro.

O uso de cartões virtuais ajuda a resolver esse problema. Mas é preciso ir além e investir também em procedimentos para evitar roubos, hackers e outras questões. Uma das maneiras de fazer isso é criando processos de gestão de gastos.

Por exemplo, usar um cartão virtual para cada despesa ajuda a identificar fraudes, pois você consegue ver lançamentos em datas não programadas. Algumas empresas, como a Kamino, oferecem múltiplos cartões virtuais, onde você pode limitar o valor do cartão ao valor da assinatura (no caso de SaaS, por exemplo), o que reduz bastante os riscos.

4. Aproveite promoções

Quando uma empresa perde o controle das ferramentas que são usadas, pode acabar deixando de lado descontos importantes. Por exemplo, se soubesse que mais de um setor precisa usar um mesmo software, poderia contratar um plano com um número maior de usuários, que poderia sair mais barato no fim das contas. 

A dica, aqui, é rastrear as ferramentas usadas no negócio, para saber quantas assinaturas são necessárias e assim aproveitar promoções e descontos na hora da contratação dessas plataformas. 

5. Negocie com fornecedores

Os gastos descentralizados dificultam a negociação. Por isso, é importante que as compras sejam feitas pelo departamento de compras, por funcionários com experiência em negociação de contratos, que saibam como obter descontos e melhores condições de pagamento.

Como você pode perceber, cortar despesas, para as startups, é fundamental em tempos de incerteza econômica. Além disso, você pode contar com parceiros de negócio como a Kamino. Confie na gente para eliminar as burocracias financeiras e corporativas de sua startup.

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