Despesas em tempo real: 5 benefícios para as equipes financeiras de startups

Se a sua startup procura por uma vantagem competitiva em tempos de crise, saiba que mudar a maneira como você acompanha os gastos pode ajudar. Visualizar as despesas em tempo real melhora a eficiência do seu negócio e permite que as equipes financeiras tomem decisões mais inteligentes.

Uma pesquisa global da McKinsey revelou que as empresas que são capazes de tomar decisões rápidas têm duas vezes mais chances de obter resultados bem-sucedidos. Quanto mais rápido, melhor. E nada mais rápido que o real time nestes casos.

No artigo de hoje, você vai entender o que é acompanhamento de despesas em tempo real e por que isso pode ser benéfico para a sua startup.

Por que é importante acompanhar despesas em tempo real?

Quando usada para orientar as decisões dos negócios, a visibilidade de gastos é mais do que apenas acompanhar de perto as despesas.

Ao fornecer uma visão abrangente de como o dinheiro flui por todas as partes de uma empresa, as ferramentas que permitem a visibilidade dos gastos fornecem insights acionáveis ​​em processos como a avaliação de fornecedores, por exemplo.

Ser capaz de detalhar dados financeiros em todos os departamentos e atividades em tempo real permite ainda que os gestores encontrem a melhor abordagem para atingir seus objetivos. Quando se pode ver padrões de gastos e fornecedores comuns, é mais fácil identificar oportunidades para economizar. 

Outra vantagem importante de acompanhar despesas em tempo real é que a automatização elimina processos manuais e burocráticos, como aqueles envolvidos em um fechamento mensal tradicional. Ao automatizar processos, as equipes financeiras têm mais liberdade para pensar estrategicamente sobre os procedimentos. 

Como o acompanhamento de despesas em tempo real ajuda a economizar dinheiro?

Para ter visibilidade, você precisa de ferramentas que permitam o acompanhamento de despesas em tempo real. Abaixo estão seis formas pelas quais ter uma visão abrangente dos gastos da empresa pode permitir a tomada de melhores decisões financeiras. 

1. Estratégias de redução de custos

Como você pode economizar dinheiro se não sabe para onde ele está indo?

Para reduzir custos, você precisa supervisionar exatamente o que está sendo gasto. A geração de relatórios personalizados em tempo real permite que as equipes financeiras examinem os padrões de gastos de diferentes perspectivas, incluindo até mesmo comparações históricas.

Para que os relatórios sejam mais eficazes, é importante que as despesas sejam categorizadas adequadamente. Um bom sistema de gerenciamento de gastos pode categorizá-las na medida em que são feitas. 

Graças aos avanços em machine learning, é possível até mesmo antecipar gastos futuros com base no comportamento anterior.

2. Percepção sobre custos duplicados

A descentralização dos gastos feitos pelos funcionários torna mais difícil rastrear situações em que mais de um colaborador está pagando pelo mesmo serviço. A administração pode não perceber a duplicação até o fechamento do mês, quando geralmente é tarde demais para reverter o pagamento. 

Um processo inteligente de pré-aprovação notifica automaticamente um funcionário quando ele cria uma solicitação de aprovação se a sua organização já estiver pagando por um serviço. 

3. Prevenção de fraudes

Os custos de atividades fraudulentas vão além de alguns reais perdidos. Os valores muitas vezes podem ser restituídos. No entanto, o tempo investido no cancelamento de cartões comprometidos ou no rastreamento de uma cobrança que não se sabe de onde veio pode nunca pode ser recuperado.

Nesse sentido, o controle de gastos e os relatórios dão às equipes financeiras a visibilidade de que precisam para identificar e prevenir fraudes.

4. Acesso a preços mais baixos

Muitas empresas fazem compras de maneira setorizada. Assim, um funcionário do setor de compras pode não ter as informações necessárias para fechar um negócio a um valor mais baixo até que seja tarde demais. Com isso, a empresa pode perder promoções. 

Por exemplo, um software por assinatura pode oferecer um preço mais competitivo para um número maior de usuários. Porém, se a empresa não sabe quantas pessoas o utilizam, não conseguirá aproveitar o desconto.

5. Ajustes orçamentários

Os cortes de gastos devem ser feitos para apoiar as metas da empresa, e não somente porque o negócio não sabe para onde o dinheiro está indo. 

Dados atualizados podem fornecer o ROI de cada ação e aprovações de despesas automatizadas e cartões virtuais podem tornar o ajuste do orçamento rápido e fácil. Ter políticas e procedimentos claros também cria uma cultura de responsabilidade no uso dos recursos da empresa.

Uma visão abrangente e atualizada dos gastos do negócio é vital para que as equipes financeiras se tornem mais estratégicas. Além disso, ter acesso às ferramentas certas é um componente importante para tomar decisões bem-sucedidas.

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Você terá acesso a dados e relatórios confiáveis e em tempo real, permitindo que tome decisões assertivas e com maior agilidade. Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos, invista em uma solução eficiente e transforme seu negócio!