A Evolução das Planilhas: Por que Reduzir seu Uso é Necessário
No artigo Cuidado com suas planilhas: O que pode dar errado?, listamos os riscos de usar apenas o excel como ferramenta de gestão do seu negócio. Neste artigo, falamos sobre a mudança no papel das planilhas e argumentos para que você diminua o seu uso.
O que os CFOs estão dizendo sobre o futuro de planilhas?
A discussão provocada pelos artigos do WSJ sobre a “espiral de planilhas” apresenta muitas reflexões. Há um consenso substancial sobre a necessidade de melhores ferramentas para economizar tempo, reduzir erros e fornecer informações comerciais mais valiosas.
Muitos CFOs concordam que o desafio crítico é garantir que a equipe possa e use novas ferramentas. Gastar dinheiro pode economizar dinheiro se o software valer a pena. O que é realmente crucial, no entanto, é encontrar uma solução de software que possa ser facilmente integrada aos processos atuais, possa evoluir à medida que o negócio cresce e muda, e seja intuitiva o suficiente para que os usuários a adotem prontamente. O CFO da Adobe Inc., Mark Garret comenta no artigo: “Eu não quero que as pessoas do planejamento financeiro gastem seu tempo importando e exportando e manipulando dados, eu quero que elas se concentrem no que os dados estão nos dizendo”,
Uma pesquisa com quase 1.000 CFOs e profissionais de finanças sênior da FSN, uma organização de notícias e pesquisa sediada no Reino Unido, trouxe os seguintes resultados:
- 43% dos entrevistados não sabem quantas planilhas estão em uso em suas empresas;
- Mais da metade gasta muito tempo verificando manualmente números cada vez que uma mudança é feita;
- 60% disseram que gastam muito tempo limpando e manipulando dados.
- Em 57% dos casos, apenas uma pessoa pode trabalhar em um relatório de cada vez;
- 55% estavam preocupados se seus controles internos estavam funcionando;
- 90% estavam preocupados com dois ou mais aspectos do processo de relatório;
- 97% perdem o sono por causa de prazos perdidos, erros cometidos e falta de controles adequados.
Como o trabalho remoto está mudando o papel das planilhas?
Muitos CFOs relataram que a pandemia trouxe à tona as deficiências em seus processos financeiros internos. À medida que seus funcionários se dispersaram trabalhando remotamente, as limitações de usar uma ferramenta que não foi projetada com a colaboração em mente aumentaram a possibilidade de erros.
À medida que os funcionários trabalham em casa, torna-se mais difícil sincronizar dados, e muitas versões da mesma planilha podem coexistir, criando confusão e tornando mais difícil criar um rastro de papel apropriado. À medida que os funcionários compartilham arquivos por meio de e-mails ou Slack, outros problemas podem aparecer. As planilhas podem ser muito pesadas em dados e complicadas para compartilhar, ou arquivos que estão vinculados a outros arquivos podem criar problemas quando compartilhados (particularmente naqueles casos em que o Excel é inadequadamente usado como um banco de dados). Além disso, o uso de planilhas na nuvem pelo Google também não resolve. Há muitas funcionalidades que não estão presentes, o que diminui muito a produtividade.
No que diz respeito à gestão de riscos e conformidade, trabalhar remotamente torna difícil aplicar o princípio de gestão de risco conhecido como princípio de quatro olhos. Este princípio é um mecanismo que determina que cada decisão e ação crítica precisa ser aprovada por duas pessoas. Isso se torna muito demorado e difícil de verificar quando os trabalhadores não estão no mesmo local e é sempre complicado no caso de um arquivo Excel.
Quando a planilha é construída de forma simples, as entradas se tornam numerosas demais para serem verificadas manualmente uma a uma. Por outro lado, verificar sua integridade é quase impossível se o arquivo contiver fórmulas complexas, especialmente se um usuário as modificou sem anotar as mudanças.
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