Talvez você tenha chegado a este conteúdo com um conceito formado sobre a gestão de gastos, o que é bastante natural visto ele não ser uma novidade no mercado, principalmente para quem faz parte do setor financeiro.
A verdade é que existe muita confusão em relação ao seu entendimento, mesmo entre os profissionais financeiros mais experientes.
Continue a leitura para entender esse conceito tão importante para as empresas.
O que significa gestão de gastos em uma empresa?
A gestão de gastos (ou Spend Management, do inglês) é vital para o equilíbrio financeiro de uma empresa, englobando a análise, controle e otimização das saídas monetárias. Ela abrange tanto custos essenciais à operação quanto despesas que aprimoram a performance, mas não são críticas para a sobrevivência da empresa.
Com a inovação trazida por algumas startups unicórnios, como Ramp, Brex e Aibase, a gestão de gastos evoluiu para um modelo mais integrado e eficiente.
Esta abordagem moderna centraliza várias funções financeiras em uma única plataforma, facilitando desde a documentação até a execução de pagamentos, antes dependentes de sistemas bancários externos. Esse método integrado não só aumenta a eficiência e reduz custos, mas também impulsiona a lucratividade das empresas.
Como a gestão de gastos ajuda no crescimento do negócio?
Visibilidade é a principal vantagem que uma boa gestão de gastos garante. Essa visão de todas as saídas de forma unificada permite que os decisores escolham os caminhos mais estratégicos para o negócio.
É com essa leitura de despesa e custo em conjunto que fica mais claro para o gestor, por exemplo, que o valor de um insumo teve aumento em todos os fornecedores e que talvez a única solução possa ser a redução de despesas em promoções de marketing.
Com esse controle apurado de todos os ajustes que o negócio precisa para manter o fluxo de caixa sempre positivo, a empresa evita surpresas desagradáveis que podem gerar a tomada de decisões precipitadas para sair do vermelho.
As vantagens da gestão de gastos para o crescimento do negócio, entretanto, não param aqui. Há alguns outros benefícios que valem destaque. Veja a seguir!
Visibilidade e registro
Para falar de uma outra vantagem da gestão de gastos para a saúde e crescimento do negócio, é preciso destacar que a visibilidade não se limita ao mapeamento dos custos e despesas. Ela engloba também o registro de que todos deveres estão sendo cumpridos.
Isso significa que a empresa tem visão de todas as pendências que estão em seu nome, independente da fonte, e ainda indica que ela tem competência em comprovar que todas as dívidas estão sendo quitadas em dia.
Problemas como contas pendentes no nome da empresa ou problemas judiciais por falta de pagamentos, ou por terem sido efetuados incorretamente ou por falta de registros e comprovantes deixam de existir com uma boa gestão de gastos.
Facilidade na execução dos pagamentos
Outra vantagem significativa na gestão de gastos é a facilidade na execução de pagamentos. Por meio de plataformas integradas a bancos e instituições financeiras, múltiplos pagamentos podem ser feitos por meio de cartões de crédito e transferências sem sair da plataforma.
Especialmente para empresas que precisam executar um maior número de pagamentos, essa integração garante uma visão abrangente de toda a operação, garantindo maior segurança e otimização nos processos.
Rastreabilidade dos gastos externos e internos
O controle cuidadoso e contínuo dos gastos significa a rastreabilidade de todas as cobranças que chegam à empresa. Esse conhecimento permite à empresa identificar boletos maliciosos, por exemplo, e que não devem ser quitados.
Ainda se tratando de rastreabilidade, o perigo pode também envolver o descontrole de gastos internos. Com uma gestão de gastos contínua o gestor consegue identificar e intervir para que essas práticas sejam solucionadas.
Solicitações e aprovações de pagamento
Melhor do que identificar descontrole nos gastos internos é conseguir intervir a tempo antes que eles sejam feitos, o que só pode acontecer se as aprovações de pagamento estiverem nas mãos corretas.
Contudo, pode ser insustentável um setor ficar desprovido de um serviço urgente porque a pessoa competente em fazer as aprovações não está disponível no momento.
Logo, a gestão de gastos envolve também o racional estratégico da organização de todo o fluxo de solicitações e aprovações de pagamentos de uma maneira que não impacte a saúde operacional do negócio.
Com essa organização feita, a gestão de gastos garante novamente a segurança financeira do negócio, evitando possíveis erros que podem afetar a operação e o caixa.
Pagamentos identificados e em dia
Uma outra vantagem bastante importante da gestão de gastos é permitir que todos os pagamentos sejam feitos na data correta.
Esse é um desafio já que as empresas muitas vezes não pagam as contas porque muitas vezes nem sabem que elas existem. Com a gestão de gastos isso deixa de acontecer, visto que todas as contas a pagar são encontradas e pagas em dia.
Especialmente em empresas onde existem muitas fontes de gastos, essa prática faz toda a diferença para evitar problemas como multas ou processos por dívidas não pagas. Além disso, ainda garante a credibilidade de boa pagadora para empresa, o que aumenta as oportunidades para outros negócios no mercado.
Principais dores e desafios na gestão de gastos
Como visto, a gestão de gastos é muito importante e pode garantir muitos benefícios para o negócio. Porém, o desdobramento das muitas atividades que ela exige acaba gerando desafios para que o time financeiro consiga executá-la corretamente.
Considere apenas algumas delas:
- Centralização das informações, sem tirar a liberdade das áreas – controlar todas as saídas pode exigir o envolvimento do financeiro para aprovar um pagamento; o que não só deixa a operação ineficiente como tira a liberdade de outros setores a gerirem seus próprios custos.
- Captura e rastreio de todos os pagamentos – a captura de contas a pagar por si só já demanda muito tempo do financeiro; se ainda for preciso apurar todos os boletos e notas anexadas no pedido de pagamento essa operação pode ser insustentável.
- Mapeamento e pagamento em dia de todas as pendências – buscar e identificar em diferentes todos os pagamentos que precisam ser feitos é outro desafio da área financeira, que ainda precisa identificar os prazos para pagar tudo corretamente.
- Comprovação dos pagamentos – não bastasse todas as etapas anteriores, outra dor que surge é registrar todos os pagamentos feitos de forma que possam ser facilmente comprovados nas prestações de contas a contabilidade.
Esses são apenas alguns dos desafios envolvidos na gestão de gastos e que impedem que as empresas consigam fazê-la corretamente. Com isso, é comum que os custos sejam analisados de forma granular e acabem gerando falta de precisão nas análises e decisões para o negócio.
Se a gestão de gastos parece complexa, você ainda não conhece a plataforma Kamino
Se você identificou a sua empresa em alguns ou todos esses desafios listados na gestão de gastos, saiba que a tecnologia Kamino existe para te ajudar.
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- Contas para solicitação descentralizada de pagamentos;
- Contas personalizadas para a aprovação de pagamentos;
- Organização e categorização de todas as saídas;
- Pagamentos em lote;
- Armazenamento contínuo de dados;
- Importação de dados;
- Integração com outros softwares de gestão e bancos;
- Geração de relatórios personalizados, fluxo de caixa e DRE em tempo real;
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