Políticas de aprovação: 3 formas de otimizar e ter melhor controle de custos

Tudo o que influencia direta ou indiretamente no orçamento da sua startup está ligado 100% às políticas de aprovação orçamentária. Esse tema é um tanto quanto delicado e em muitos casos pode se tornar uma dor de cabeça para aprovar um orçamento ou uma demanda, por mais simples que seja.

É importante ter em mente que a aplicação da política de despesas corporativas ocorre de forma antecipada, e que as informações sobre cada uma das transações e despesas tem que estar disponíveis de maneira completa. Ou seja, quem foi o responsável por aquela demanda, para que serve e quem aprovou. Essas informações consolidadas e centralizadas em um mesmo local faz o sistema rodar com êxito. Verificar transações específicas sem ter por trás uma burocracia que demande tempo e paciência são dois pontos primordiais para esse fluxo.

Indo além, a política de aprovação tem que se adequar ao momento da sua empresa, às vezes mais restritivas, outras mais frouxas. Isso, mas ambas com controle dos gastos para evitar desperdícios.

Neste artigo vamos listar 4 práticas para otimizar e ter um melhor controle das políticas de aprovação para controle de custos. É um processo que vale a pena e traz resultados eficientes nessa área. Vamos nessa!

 1 – Assegure-se de que o processo seja rápido e simples

Logo que surgir uma demanda, a aprovação para os gastos tem que ser obtida de forma prática para que o processo passe por todas as suas etapas de forma coesa a fim de não ficar estacionada sem andamento.

Para o pontapé inicial do processo, a solicitação deve ser fácil de ser enviada e encaminhada automaticamente para os responsáveis  daquela determinada demanda para a aprovação ou reprovação. Também tem que haver um certo tempo para acontecer, deixando qual é o prazo (SLA) para aprovação daquele tipo de gasto. Se a sua empresa ainda é pequena, ter um grupo de e-mail como “empresa@reembolso.com.br” ajuda a ter controle financeiro. Assim, além de ter um controle, mesmo que manual, se alguém está de férias outra pessoa pode responder pela demanda.

O ideal é que o resultado seja direcionado e concluído, sem interromper um dia normal de trabalho e se possível, seja automatizado.

Isso faz com que os colaboradores recebam a resposta de uma forma mais rápida. Porém, para funcionar é preciso que a comunicação interna esteja funcionando também. Como diz o ditado, cachorro com dois donos morre de fome. Atente-se para que haja um responsável no momento para evitar o “deixa que eu deixo”.

Falando nisso, há organizações onde há mais de um responsável por aprovar ou não a demanda. Nestes casos, a dica é ter um processo de aprovação sequencial, seguindo uma hierarquia. Se são 3 responsáveis, o primeiro e o segundo aprovarem, a demanda já tem um resultado sem precisar passar para os demais responsáveis. 

2 – Crie um processo de aprovação flexível 

É importante que os colaboradores saibam como funciona todos os passos do processo das políticas de aprovação para conseguirem visualizar e mensurar como o trabalho é feito. Ter um processo de aprovação flexível é de extrema importância para englobar todos os departamentos da empresa. 

Para facilitar o entendimento, um exemplo muito comum é quando a empresa utiliza o mesmo sistema ou plataforma para diferentes áreas. Se o custo desse sistema ou dessa plataforma for dividido entre eles, cada líder do departamento pode ser o responsável por aprovar essa solicitação, mesmo que ela tenha sido demandada por um colaborador de outro departamento. 

Esse processo é bacana e funciona bem para que determinadas categorias de despesas sejam enviadas para os aprovadores correspondentes, independente ao qual proprietário de gasto pertença. 

3 – Deixe claro as políticas de compras e níveis de aprovação

Para ter um processo ainda melhor, é importante deixar claro quais são os responsáveis por cada tipo de aprovação e o valor que cada nível hierárquico consegue aprovar.

Se a sua empresa for um pouco maior, é importante estipular limites claros, dessa forma o CFO ou o CEO não perdem tempo aprovando despesas pequenas, ao passo que a empresa mantém a agilidade e controle financeiro necessário.

Ao desenhar a árvore de aprovação, pense no impacto que o valor da compra tem no área e na companhia para refletir em quem deve ser o aprovador. A ideia aqui é simples, quanto maior o valor da compra/investimento, maior deverá ser o impacto na empresa e, consequentemente, a aprovação deverá subir para um nível hierárquico que seja condizente.

É importante enxergar a política  de aprovação como uma outra forma de comunicar para os impactados as mudanças que estão sendo feitas na companhia.

4 – Tenha um sistema ou plataforma que lide com complexidades

É normal que, com o passar do tempo, a quantidade de demandas se tornem mais recorrentes e fiquem mais complexas, mas não é preciso pânico. Isso demonstra o quanto a empresa está crescendo e que se essa área estiver bem estruturada e com os gastos equilibrados a conta no final dos processos são sempre interessantes. 

Há casos em que a demanda requer diferentes valores e pode dar um nó na cabeça de quem aprova. Nesse momento, um sistema inteligente pode ser adaptado para determinar quais políticas de aprovação podem substituir outros tipos de formatos de políticas. Nesse sistema mais complexo o grande segredo é ter as aprovações desenhadas e pré-estabelecidas em vários níveis. Cada um deles trabalhadas e direcionadas em vários níveis com condições específicas e que tenham automaticamente a liberação do fluxo de trabalho apropriado. Listamos, brevemente, as políticas de aprovação que podem ser baseadas em:

• Gerente de um colaborador;
• Seu departamento;
• Limites de gastos;
• Fornecedor;
• Localização;
• Categorias;
• Departamentos. 

Exemplo: Uma empresa tem 3 níveis de aprovação: o analista, o líder e o gestor. O analista tem orçamento para gastar até mil reais por mês, mas compras acima disso (que podem envolver compra de um novo software de dados/gestão, por exemplo) envolve a gestão dos dados da equipe toda, logo o líder deve ser o aprovador. Agora, se estamos falando da contratação de um servidor diferente ou um nível de capacidade acima do servidor atual, isso impacta várias áreas e deve ser aprovado pelo gestor.

As políticas de aprovação flexíveis são de extrema importância no gerenciamento categórico dos gastos e isso gera aprovações com uma menor margem de erro no fluxo geral do caixa da empresa. Por fim, essas políticas de aprovação tem como um dos papéis principais proteger a empresa e o colaborador contra violação de compliance.  

Para finalizarmos este tema com chave de ouro, o final do processo de aprovação de gastos quer dizer que todo o processo está sendo seguido e supervisionado de acordo com o que foi criado e estabelecido desde o início da área.

Mesmo as políticas de aprovações mais complexas seguem um conjunto de regras que regulam o departamento financeiro que é o combustível da empresa, garantindo participação não apenas dos responsáveis pela aprovação, mas dos colaboradores em prol de suas necessidades e projetos.

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