Muitas organizações enfrentam o problema de gastos não autorizados, que podem corroer entre 10 a 20% das economias projetadas, de acordo com um estudo da Basware. Além de ser uma dor de cabeça financeira, essa forma de gasto pode também apresentar desafios operacionais. Este artigo apresenta luz ao mistério dos gastos não autorizados, aponta suas causas comuns e sugere métodos eficazes para combatê-los.
Entendendo o Gasto Não Autorizado
Conhecido também como gasto “maverick”, este fenômeno ocorre quando os funcionários da empresa fazem compras ou contratam serviços sem seguir o processo formal de aquisição. Segundo o estudo da Basware, mais de 50% das empresas de todos os portes já deixaram de seguir o processo formal de compra em algum momento. Dentre essas, ao redor 25% não seguem frequentemente. Tais ações podem resultar em custos elevados e relações tensas com fornecedores.
Gastos não autorizados surgem porque nas empresas há:
- Falta de Consciência: A ignorância sobre as regras de aquisição da empresa frequentemente leva a escolhas financeiras inadequadas;
- Dependência de Processos Manuais: Quando as empresas ainda se apegam aos processos baseados em papel, elas lutam para analisar e rastrear gastos de forma eficaz;
- Procedimentos de Compra Complexo: Em grandes corporações, a complexidade do sistema de aquisição pode incentivar até mesmo os melhores funcionários a contornar as regras.
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Soluções para Controlar Gastos Não Autorizados
- Criação de um Diretório de Fornecedores: Estabelecer um diretório confiável de fornecedores ajuda a evitar despesas com entidades não verificadas;
- Pré-defina canais de compra para que os colaboradores saibam como solicitar. Há softwares que organizam esses fluxos de solicitação de compra;
- Mecanismos de Aprovação: Instituir um processo de aprovação rigoroso pode atuar como uma salvaguarda contra compras não planejadas;
- Análise de Gastos: Investir em tecnologia que possa oferecer uma análise aprofundada de gastos pode revelar oportunidades de economia;
- Prevenção de Cobranças Indevidas: A restrição de cartões de pagamento a categorias e fornecedores aprovados ajuda a manter os gastos em cheque;
- Implementação de Cartões Virtuais: Estes cartões oferecem uma camada adicional de segurança, minimizando as chances de fraudes e gastos não autorizados;
Conclusão
O digital trouxe novas ferramentas que estão ajudando as empresas a mudar de processos arcaicos baseados em papel para sistemas de software mais eficientes. Com o aumento das incidências de fraudes, a implementação de sistemas robustos de controle de gastos nunca foi tão importante.
Gastos não autorizados podem prejudicar gravemente a saúde financeira e operacional de uma empresa. No entanto, com políticas bem elaboradas, treinamento de pessoal e a tecnologia certa, as empresas podem não só evitar perdas financeiras, mas também ganhar visibilidade e insights valiosos para tomar decisões mais informadas. Assim, elas estarão bem posicionadas para crescer de forma sustentável e eficaz.
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- Gestão de cartões empresariais: Oferece cartões empresariais, tanto físicos como virtuais, para maior flexibilidade e controle de gastos;
- Gestão de despesas: Facilita o reembolso de despesas de forma automatizada e segura;
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