A análise de custos é um procedimento indispensável para a gestão financeira de uma empresa. Ela consiste em uma avaliação detalhada de todas as saídas de dinheiro em um período específico.
Por meio dela, empresários podem adotar diferentes medidas estratégicas, visando reduzir custos, despesas e melhorar a eficiência financeira dos seus negócios.
Quer saber mais sobre o assunto, incluindo como implementar esse tipo de análise na prática? Então, continue a leitura!
Qual a diferença entre custos e despesas?
Antes de entender como funciona a análise de custos, é importante saber a diferença entre custos e despesas.
Custos são os gastos diretamente relacionados à produção de bens ou à prestação de serviços. Exemplos incluem matéria-prima, mão de obra direta e manutenção de equipamentos.
Por outro lado, despesas são os gastos necessários para manter a estrutura administrativa, comercial ou financeira da empresa, mas que não estão diretamente ligados à produção ou entrega do produto ou serviço. Exemplos comuns são aluguel do escritório, salários do setor administrativo e despesas com marketing.
Agora que você já sabe o que são custos e despesas, confira o que compõe a análise de custos.
Quais são os tipos de custos que entram para essa análise?
Antes de aprender como fazer uma análise de custos, é importante conhecer os seus quatro tipos. Veja quais são eles com mais detalhes!
Custos diretos
Os custos diretos englobam as despesas que a companhia tem para produzir suas mercadorias ou prestar seus serviços. Eles envolvem mão de obra e compra de insumos e matéria-prima para fabricação.
Custos indiretos
Os custos indiretos ou despesas são valores que não estão diretamente ligadas à produção, mas que são necessárias para que ela ocorra. Aqui, entram as contas de água, energia, internet e os serviços de limpeza e segurança.
Custos fixos
Os custos fixos ou despesas, como o nome já indica, correspondem às contas regulares, independentemente do volume de produção ou das vendas. Eles incluem aluguel, salários de funcionários, seguros e juros de empréstimos.
Custos variáveis
Os custos variáveis, por sua vez, são aqueles que mudam conforme o volume de produção ou a venda de produtos ou serviços. Aqui, entram itens como embalagens, comissões e viagens corporativas.
Como realizar uma análise de custo?
Para fazer uma análise dos custos da sua empresa, é necessário seguir cinco passos principais, acompanhe:
- faça um levantamento de todos os custos e despesas que o seu negócio tem;
- utilize uma planilha, um software ou outra ferramenta para anotar cada saída de dinheiro;
- organize cada custo de acordo com o seu tipo — direto, indireto, fixo e variável;
- insira os valores que a empresa gasta com cada item;
- analise item por item e faça anotações para implementar ações e estratégias que otimizem os custos e despesas da companhia.
Por que a análise de custos é importante?
A análise de custos é fundamental para as empresas, pois melhora a eficiência operacional e embasa decisões estratégicas.
Com ela, é possível identificar despesas desnecessárias ou excessivas e tomar medidas para reduzi-las ou eliminá-las. Isso otimiza os custos e despesas do negócio, aumentando a lucratividade e liberando recursos para investimentos, expansões e outras oportunidades.
Além disso, a análise permite precificar produtos e serviços com maior precisão, garantindo uma margem de lucro justa.
Ela também torna seu negócio mais competitivo. Com um orçamento bem controlado, sua empresa pode oferecer preços mais atrativos no mercado e conquistar mais clientes.
Por fim, a análise de custos colabora com um diagnóstico ágil e claro sobre como a companhia está utilizando o seu dinheiro e o que pode fazer para melhorar esse uso. É o caso de grandes empresas, como Toyota, Motorola e GE, que reduziram custos e ainda melhoraram seu desempenho assim.
Quais cuidados devem ser tomados ao realizar a gestão e a análise de custos?
Para fazer uma gestão e a análise de custos de forma eficiente, é preciso tomar alguns cuidados principais:
- registrar todos os custos e despesas, mesmo aqueles considerados pequenos;
- classificar cada custo e despesa na categoria adequada;
- ter atenção na hora de digitar cada dado, para não cometer erros;
- considerar as variações sazonais, para entender como mudanças no mercado impactam seus custos;
- fazer reduções ou cortes de custos apenas se eles não afetarem as operações da empresa e a qualidade do produto ou serviço oferecido.
6 dicas de como fazer uma análise de custos eficiente na sua empresa
Além de considerar os cuidados anteriores ao realizar a análise dos custos do seu negócio, confira 6 dicas principais para te ajudar nesse processo:
- considere todas as áreas da empresa ao fazer o levantamento de custos e despesas;
- priorize ações com base em custos e despesas que mais impactam os lucros do seu negócio;
- envolva os seus funcionários na busca de oportunidades de economia de custos;
- reavalie contratos com fornecedores e outros parceiros comerciais;
- revise os custos e despesas regularmente para realizar ajustes conforme necessário;
- conte com o auxílio de soluções tecnológicas que otimizem e automatizem esse processo.
Quando se fala em rotinas financeiras de um negócio, a análise e a gestão de custos são duas atividades primordiais. Portanto, procure fazê-las sempre com eficiência.
Kamino: sistema financeiro que integra e otimiza a sua análise de custos
Como você viu, a análise de custos é um processo muito valioso para empresas.
Porém, dependendo do porte do seu negócio, essa tarefa pode ser bastante trabalhosa — principalmente se for feita de forma totalmente manual. Afinal, é preciso separar, organizar e avaliar diversos documentos, como notas fiscais, faturas e folha de pagamento, para obter todas as informações financeiras necessárias.
Nesse contexto, uma solução para otimizar todo esse processo é contar com um software de gestão financeira que integra diversas fontes de dados e gera relatórios claros para análise, como a Kamino.
Com o nosso software, você consegue avaliar os custos e despesas da sua empresa, além de diversas outras informações financeiras de maneira fácil, rápida e com maior precisão.
O processo manual, além de ser mais complexo e burocrático, aumenta as chances de erros, afinal, há o risco de você digitar dados incorretamente — o que pode prejudicar diretamente as suas análises.
Assim, para que sua gestão de custos seja ágil e exata, é interessante ter apoio de uma ferramenta tecnológica, como o software da Kamino.
A análise de custos é um procedimento fundamental para negócios de todos os portes e setores, oferecendo benefícios diretos para os seus resultados e lucros. Portanto, procure realizar essa avaliação de maneira adequada na sua empresa.
Quer otimizar a análise de custos do seu negócio, assim como a sua gestão financeira? Saiba mais sobre o software da Kamino!
