Dentre os inúmeros benefícios da gestão de gastos está a economia de tempo e dinheiro, recursos essenciais para a saúde do negócio.
Isso acontece já que por meio dele é possível agilizar os processos de contas a pagar e obter controle sobre pagamentos de fornecedores, reembolso de funcionários e uso de cartões corporativos.
Mas, mesmo com todas as vantagens de adotar a gestão de gastos e não a gestão de despesas, muitas empresas ainda resistem a essa mudança.
Por isso, no artigo de hoje, vamos ver de quais maneiras o gerenciamento de gastos pode transformar o papel das finanças e da sua empresa, para que você possa decidir se o retorno vale a pena.
Como as empresas funcionam antes da gestão de gastos?
Considere o seguinte cenário: como executivo financeiro, você está sempre procurando maneiras de economizar dinheiro.
Você tem usado softwares diferentes para pagar contas, reembolsar despesas de funcionários, entre outras ações. Esses sistemas fazem um trabalho adequado, mas muitas vezes você fica frustrado porque:
Precisa despender tempo
Você passa muito tempo conversando com os funcionários sobre problemas em seus relatórios de despesas;
Precisa analisar o que fazer
Uma fatura chega na sua caixa de entrada e, de repente, você precisa entrar no modo Sherlock Holmes para entender se deve ou não pagá-la e, se o fizer, como ela deve ser registrada.
Precisa atualizar os relatórios manualmente
Lideranças estão constantemente pedindo relatórios atualizados e, embora você esteja sempre disposto a ajudar, essas solicitações podem levar horas para serem feitas;
Precisa gerenciar muitas atividades financeiras
Você precisa gerenciar diversas ferramentas e soluções diferentes, exigindo que você trabalhe com um stack financeiro muito amplo, o que toma muito tempo seu e do time para consolidar as informações, criar relatórios, e fazer com que todas as infos “se conversem”.
E como as empresas ficam após a implementação da gestão de gastos?
Ao adotar uma plataforma de gerenciamento de gastos sua empresa terá todos os gastos não relacionados à folha de pagamento em um só lugar.
Isso significa que transações com cartão, reembolso de despesas e pagamentos de contas estarão em uma mesma plataforma, consolidando as informações e dados para que você e a equipe gastem tempo e energia em uma coisa apenas: tomar decisões.
Essa consolidação significa que você pode ver não apenas onde toda a sua empresa está gastando dinheiro em tempo real, mas também ter uma auditoria limpa, com toda a documentação relevante em um só lugar.
Toda essa mudança melhora sua capacidade de tomar melhores decisões e lidar com os requisitos de documentação com facilidade. Também fornece a visibilidade necessária para controlar os orçamentos, despesas, e acompanhar a evolução dos gastos.
Exemplo prático dos benefícios de uma plataforma de gestão de gastos
Por exemplo, você percebe que sua empresa tem gasto muito com assinaturas de software, e mais que isso: o crescimento mensal dessa despesa está fora de controle.
Agora você pode ver esses dados no contexto de seu orçamento geral, em tempo real, e tomar decisões mais claras e exatas sobre o que faz sentido eliminar ou reduzir custos.
Talvez você decida interromper as assinaturas iniciadas por ex-funcionários ou opte por comprar em grandes quantidades para obter um desconto. Você também pode ver duplicatas e descobrir que tanto o marketing quanto o RH pagam pelo LinkedIn Premium?
E o que dizer daquele ex-funcionário que não solicitou a inativação de uma plataforma que não faz mais sentido sem ele?
Com o gerenciamento de gastos, o sistema encerra automaticamente um cartão após a saída de um funcionário da empresa, garantindo que o controle financeiro esteja sempre em dia, independente de quem está na operação.
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Afinal, como ficam os benefícios da gestão de custos?
Como você pode ter percebido, as vantagens de uma plataforma de gestão de custos são inúmeras. Afinal, não é apenas seu departamento financeiro que vai se beneficiar da organização e agilidade nos processos.
Ainda assim, para deixar tudo mais simples, a seguir, resumimos alguns dos principais benefícios da gestão de gastos para as empresas:
Economia de tempo
Com uma solução de gerenciamento de gastos e despesas, você economiza dinheiro e tempo simplificando seus processos. Os sistemas automatizados são mais eficientes do que as tarefas manuais, e assim você consegue reduzir o tempo e dinheiro gastos no processamento de pagamentos.
Isso “libera” o time financeiro para participar de decisões mais estratégicas, que agreguem mais valor à empresa.
Fluxo de caixa aprimorado
Um fluxo de caixa melhor também ajuda sua empresa a crescer e ter sucesso. Ao gerenciar seus gastos, você garante que sua empresa tenha o caixa necessário para operar com eficiência.
Além disso, em empresas de alto crescimento, o controle do fluxo de caixa aliado a uma gestão e controle eficaz dos recursos coloca a empresa em um patamar interessante à medida que pretende realizar novas captações, pois o controle de caixa, organização, e o claro acompanhamento das despesas é extremamente valorizado pelos investidores.
Mais transparência
Com dados de gastos precisos, você identifica facilmente as áreas em que sua empresa pode economizar dinheiro e gerar mais eficiência. Essa transparência ajuda você a tomar melhores decisões financeiras para o seu negócio.
Mais responsabilidade
uma visibilidade mais clara, por sua vez, cria um senso de responsabilidade e accountability para com todos os colaboradores e equipes da empresa.
Sem falar na cultura de consciência financeira que é promovida, pois todos da empresa possuem participação/responsabilidade no orçamento e seus gastos, o que faz com que cada um dedique uma atenção maior ao que se pretende gastar.
Conformidade
Os sistemas para automação de gastos ajudam a garantir que sua empresa esteja em conformidade com os regulamentos de gastos relevantes.
As políticas baseadas em regras significam que você pode ter certeza de que as solicitações de reembolso estão em conformidade, sem ter que decifrar as políticas para os funcionários. Esse processo elimina a dúvida e insegurança sobre as compras/despesas que estão sendo processadas
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Agora você já sabe quais são os benefícios da gestão de gastos e como esse processo pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro.
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