A gestão de gastos é um conceito abrangente que engloba o processo de solicitação e aprovação de gastos, execução de pagamentos, captura de detalhes de transações, contabilização, monitoramento e a análise minuciosa de custos e despesas empresariais.
Nos cenários empresariais modernos, a tomada de decisão baseada em dados confiáveis tornou-se um pilar fundamental, especialmente na gestão de gastos. A credibilidade e a precisão desses dados são cruciais, pois influenciam diretamente a eficácia das decisões tomadas, impactando o desempenho financeiro global da empresa.
Com isso, aqui estão algumas das vantagens mais importantes para investir e trabalhar com bons dados na gestão de gastos.
1 – Melhora a transparência e visibilidade
Baseada em dados, a gestão de gastos garante que você e o seu time tenham uma visão segura baseada em evidências do que está acontecendo com o caixa.
Isso porque ela mostra:
- Para onde suas finanças estão sendo direcionadas.
- Quem está efetuando as compras.
- A natureza das aquisições realizadas.
- A conformidade das compras com o planejamento orçamentário.
- O método adequado para registrar as compras.
- O impacto potencial dessas transações no desenvolvimento do seu negócio.
- Os pontos de melhoria no seu procedimento de administração de gastos.
Um ponto importante é que essa visibilidade e transparência não acontecem apenas dos eventos financeiros passados, mas também futuros. Isso abrange tendências de gastos, variações e possíveis riscos, além de prover informações valiosas acerca das suas interações com fornecedores.
2 – Mais controle sobre as finanças
Na esfera financeira, a desorganização pode rapidamente transformar a gestão em caos. Neste contexto, a análise meticulosa de gastos surge como um pilar fundamental, proporcionando dados financeiros confiáveis e cruciais para seu negócio.
Esses dados não apenas esclarecem a trajetória do seu capital, mas também fortalecem significativamente seu controle financeiro.
Essa compreensão profunda e baseada em dados é essencial, pois possibilita a detecção precoce e a resolução ágil de quaisquer discrepâncias ou irregularidades nas aquisições e compras. Essa proatividade previne que problemas menores virem desafios mais complexos.
Além disso, a categorização detalhada das compras proporciona um gerenciamento mais estruturado e eficiente, garantindo conformidade integral em relação a aspectos fiscais, auditorias e na gestão de contratos com fornecedores.
3 – Garante a eficiência operacional
Processos de aprovação às vezes podem se tornar muito lentos e demorados. Isso pode criar mais gargalos em seus fluxos de trabalho e operações. Afinal, existem várias coisas que as equipes financeiras precisam considerar primeiro antes de liberar os fundos necessários para aquisição.
Isso inclui:
- A pessoa que faz a compra.
- O motivo ou propósito da compra.
- A categoria da compra.
- Quem aprovou a compra.
- O orçamento necessário.
- Toda a documentação de suporte.
Alavancar dados na gestão de gastos pode aumentar a visibilidade e transparência em seus gastos. Especialmente se acontecerem em tempo real, esses dados podem simplificar os processos de aprovação dentro da empresa e dar mais liberdade a outras áreas, sem que o financeiro perca a visão do todo.
4 – Economia de recursos
A finalidade primordial da gestão de gastos é a minimização de custos e despesas. A utilização estratégica de dados e análises desempenha um papel crucial nesse processo, abrindo caminho para uma economia significativa.
Essa abordagem permite um exame detalhado dos hábitos de gastos, oferecendo perspectivas aprofundadas sobre as interações com fornecedores.
Como consequência, surgem oportunidades claras de economia para a empresa. Por exemplo, ao comparar as diversas propostas e preços dos fornecedores, é possível identificar as opções que prometem maior redução de gastos e vantagem para a organização.
O tempo é outro recurso que é economizado com os dados da gestão de gastos. Fazer as análise propostas aqui sem dados estruturados pode demandar muito tempo do time e ainda não garantir as melhores interpretações.
Contudo, com as informações corretas sobre as saídas do caixa, fica mais fácil entender para onde a empresa precisa prestar mais atenção.
5 – Tome decisões de negócios mais inteligentes.
Ser orientado por dados ajuda você a tomar decisões mais inteligentes para o seu negócio. Isso orienta sua tomada de decisão com fatos e números, em vez de previsões não fundamentadas e palpites.
Além disso, com análises de gerenciamento de gastos, você poderá ver claramente a causa e os efeitos de todas as suas ações e gastos passados. Como resultado, você pode criar estratégias melhores para sua organização.
Por exemplo, ao levantar dados na gestão de gastos, você pode identificar aquelas categorias de aquisição onde a maior parte do dinheiro está sendo direcionado. Você pode então optar por minimizar tais gastos desnecessários para ajudar você a economizar.
6 – Identificar e gerenciar potenciais riscos.
As empresas muitas vezes têm que lidar com vários riscos durante aquisições e compras. É importante que você reconheça em que formas isso pode ocorrer e entenda como isso pode impactar seu crescimento – e com os dados, isso é possível.
Dessa forma, você pode mitigar riscos, como gastos excessivos ou ações fraudulentas, antes que seja tarde demais. Portanto, um dos passos mais cruciais da análise de gastos é a avaliação e gerenciamento de riscos.
7 – Fortalecer a gestão da cadeia de suprimentos.
De acordo com a PWC, 96% das empresas que se concentram em melhorar o desempenho de sua cadeia de suprimentos alcançam resultados financeiros e operacionais muito melhores do que seus pares. E com a análise de gastos você pode fazer isso.
Por meio da análise de gastos, você tem uma visão mais clara dos processos de sourcing, contratação e compra em sua cadeia de suprimentos. Isso permite que você redirecione seus recursos para abordar gargalos em suas estratégias atuais.
Sem dados em tempo real, você pode acabar expondo seu negócio a colapsos em sua cadeia de suprimentos. Isso pode resultar em pagamentos atrasados, cumprimentos atrasados ou relações danificadas com seus fornecedores e clientes.
Como usar dados para fazer uma boa gestão de gastos
A análise só tem valor se você consegue desdobrar ações realizáveis para ela, e com a análise de gastos isso não é diferente. O uso de dados deve fornecer a você e a sua equipe o conhecimento para adotar medidas que cuidem melhor das saídas do negócio.
Para isso, considere as seguintes boas práticas:
Estabeleça um Orçamento Claro
- Defina limites de gastos para diferentes departamentos ou projetos.
- Revise e ajuste o orçamento regularmente com base no desempenho financeiro.
Implemente Políticas de Despesas
- Crie diretrizes claras sobre o que pode ser reembolsado e os processos para submissão de despesas.
- Assegure que todos os funcionários estejam cientes e compreendam essas políticas.
Use Ferramentas de Gestão de Gastos
- Adote a plataforma Kamino para rastrear e analisar seus gastos em tempo real.
- Utilize cartões corporativos para gerenciar e monitorar as despesas dos funcionários.
Analise Regularmente os Gastos
- Monitore e analise os gastos regularmente para identificar tendências e áreas de alto custo.
- Compare os gastos reais com o orçamento planejado para identificar discrepâncias.
Capacite sua Equipe
- Treine sua equipe em práticas de gastos conscientes e a importância de aderir ao orçamento.
- Encoraje a comunicação aberta sobre gastos e feedback sobre onde cortes ou melhorias podem ser feitos.
Revise e Otimize Processos
- Revise processos regularmente para eliminar ineficiências ou gastos desnecessários.
- Considere a automação de processos para reduzir erros e economizar tempo.
Estabeleça Metas de Economia
- Defina objetivos claros de economia de custos e recompense os departamentos ou equipes que os atingem.
- Use as economias realizadas para investir em áreas estratégicas da empresa.
Dados na gestão de gastos em tempo real
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