Com o aumento do uso de ferramentas do tipo SaaS nas empresas, as compras B2B têm ficado cada vez mais concentradas nos cartões corporativos.
Isso tem criado diversos problemas para a área de contas a pagar, que vão desde a coleta de recibos para cada pagamento recorrente até a conciliação manual das transações. Sem falar da dificuldade que é controlar os acessos de todos os colaboradores a cada uma das ferramentas e gerir o crescimento dessa despesa.
No artigo de hoje, você conhecerá 3 dessas dificuldades e verá dicas de como solucioná-las. Confira!
Problema 1: Os cartões corporativos tradicionais são difíceis de controlar
Os cartões de crédito corporativos tradicionais são o método de pagamento mais usado pelas startups e empresas de diferentes segmentos. Eles podem ser convenientes para os funcionários usarem, mas o problema é que, para as equipes financeiras, podem ser difíceis de gerenciar, pois é preciso aguardar a fatura no fim do mês para revisar os custos. Isso dificulta a análise financeira e os ajustes no orçamento.
Além disso, nem sempre existe um único cartão para cada finalidade dentro da empresa, fazendo com que despesas de diferentes departamentos sejam processadas no mesmo cartão, dificultando a análise de crescimento das despesas por área, análise de budget para os próximos meses, conciliação etc.
Solução: Coloque limites diferentes em cada cartão virtual
Uma forma de controlar seus cartões corporativos é usar diversos cartões virtuais com limites diferentes.
Soluções como o Kamino Banking, por exemplo, permitem criar diversos cartões virtuais com diferentes limites. Isso facilita muito na hora de fazer a gestão das ferramentas, pois você pode ter um cartão diferente para cada uma, com o limite necessário para seu pagamento, reduzindo os custos surpresa.
Dessa maneira, cada pessoa ou área da empresa pode ter um cartão com uma finalidade e limite específico, e a cada compra que for processada naquele cartão o time financeiro não terá problema em identificar a pessoa ou área responsável.
E, claro, tudo é em tempo real, então o time financeiro pode acompanhar a evolução dos gastos sem precisar do retorno dos colaboradores, o que facilita e agiliza o seu trabalho, e também não atrapalha o trabalho das outras áreas, que muitas vezes não veem isso como uma prioridade (desalinhadas), podendo atrasar nos retornos.
Problema 2: Acompanhar o volume de transações requer trabalho manual
As equipes financeiras acabam ficando sobrecarregadas por trabalho manual na medida em que as empresas escalam e o volume de transações aumenta.
Muitas vezes, é preciso gastar tempo fazendo conciliação de despesas todos os meses. Quando a contabilidade de um mês é finalizada, já está na hora de começar a do mês seguinte.
Com isso, não sobra tempo para ações mais estratégicas, e o que era para ser um time estratégico, que move o ponteiro da empresa, acaba sendo uma equipe operacional, que ocupa a maior parte do tempo em tarefas burocráticas, operacionais e sem valor agregado.
Solução: Considere ter um parceiro para fazer a conciliação
Uma solução para esse problema é contar com parceiros externos para fazer o processo de conciliação de despesas. Você pode contar com empresas especializadas e contadores que podem ajudar você a destravar a parte mais operacional. Assim, todos os processos envolvidos nessa área ficam sob responsabilidade do parceiro, e a equipe financeira pode se dedicar às questões mais estratégicas.
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Problema 3: Os relatórios de despesas atrasam os funcionários
Os relatórios de despesas podem dificultar o fechamento do mês, forçando as equipes financeiras a acompanhar os recebimentos e a fazer correções, em vez de trabalhar em tarefas mais importantes.
Fazer isso de forma manual pode causar erros difíceis de corrigir e atrasos em reembolsos, o que prejudica a experiência dos funcionários, podendo desmotivá-los: afinal, quem gostaria de ter somente trabalhos manuais e nada estratégicos dentro de uma empresa?
Solução: Faça diferentes cartões por setores da empresa
A dica aqui é, mais uma vez, usar cartões virtuais para facilitar o gerenciamento das despesas.
Novamente, com o Kamino Banking, a startup pode criar diferentes cartões, uma para cada área do negócio. Isso simplifica a gestão e análise dos gastos para as equipes financeiras, que não sofrem com compras diversas na mesma numeração do cartão.
Mas as vantagens não param por aí. Com o Kamino Banking a sua startup ainda tem acesso a uma conta PJ digital e infinitos cartões virtuais especialmente desenvolvidos para negócios inovadores e de rápido crescimento.
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