Startups que estão começando a engatinhar, na maioria dos casos, não tem um departamento financeiro per se, então ainda menos tem uma subárea de tesouraria. Geralmente, nas startups early-stage a gestão financeira é assumida por um dos fundadores e, em alguns casos, contratam um pessoa para apoiar o fundador na execução das principais responsabilidades da área.
Fazer uma boa gestão de caixa é crítico para não gerar problemas desnecessários na operação da startup. O fundador só quer executar de forma eficaz e eficiente todos os pagamentos: ferramentas SaaS, serviços profissionais, aluguéis, folha de pagamento etc. Errar gera fricções e gastos desnecessários e até pode atrapalhar a gestão da startup e seu ritmo de crescimento.
A função principal da tesouraria é cuidar do planejamento e do gerenciamento das necessidades de caixa da startup. Isso inclui todos os processos internos e as relações bancárias externas que facilitam essa gestão do caixa. No artigo de hoje, vamos aprofundar mais essa área e trazer práticas para aplicar no dia a dia.
Função e organização da tesouraria
As principais responsabilidades da área de tesouraria de uma startup são:
- Controle e planejamento da liquidez da startup: A pessoa responsável pela tesouraria da startup tem que ter clara a posição de liquidez da startup, planejar cobranças, pagamentos e garantir que a startup vai ter caixa disponível para atender todos as despesas;
- Gestão dos excedentes a curto prazo: Procurar oportunidades de investimento para gerar rentabilidade dos recursos buscando sempre liquidez e menor risco;
- Pool bancário: Geralmente a área de tesouraria cuida dos relacionamentos com os parceiros bancários que disponibilizam as contas bancárias e de investimento da empresa. A área deve procurar os parceiros com melhores condições e atendimento;
- Gestão do risco nas contas a receber: Além dos pagamentos, a área de tesouraria cuida das contas a receber. Tem que ficar de olho nos riscos por cliente e também dos riscos de mercado (ex: a startup tem uma alta concentração de clientes numa indústria negativamente impactada pelas condições macroeconômicas que pode resultar com que muitas delas tenham dificuldades em pagar as suas contas).
- Relacionamentos com outras áreas da startup: Ao cuidar de um aspecto tão crítico da área financeira da empresa, a tesouraria deve estar sempre por dentro sobre as últimas novidades e informações provenientes das diferentes áreas da empresa, particularmente aquelas que tenham contato direto com clientes e fornecedores.
Gestão de riscos e controladoria
A gestão da caixa é uma função crítica numa startup, ainda mais em épocas onde uma gestão financeira eficiente para estender o runway vira prioridade na lista do CEO e do resto dos fundadores.
A tesouraria é tão importante que pode oferecer a oportunidade de projetar para que a sua startup passe para uma nova fase.
Para as startups que ainda não tem dado foco a essa área financeira e/ou que não tem contratado uma pessoa dedicada especificamente a essa função, a prioridade é sem dúvidas fornecer visibilidade sobre o caixa disponível e sua projeção para atender a todos os pagamentos.
Para aquelas startups que já tem pelo menos uma pessoa (além do founder/diretor) outra prioridade é fornecer controle sobre essas contas. Gerenciar as permissões dos usuários faz toda a diferença. Mesmo que uma boa parte de colaboradores tenham que ter acessos a portal bancários, nem todos precisam de permissões para fazer tudo. Colocar limites nesse tipo de acesso diminui fraudes sem restringir o fluxo dessa ação.
Para evitar possíveis fraudes, os níveis de autoridade precisam ser definidos com cautela e o controle que estabelece para movimentar o dinheiro e realizar pagamentos podem garantir que o risco seja de certa forma administrado sem tantos problemas.
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Construindo uma função de tesouraria
Construir essa área do zero pode-se dividir em uma única área que reúne todas as funções ou em uma área que concentra funções específicas. Abaixo listamos algumas áreas que podem fazer você somar outros colaboradores:
- Stack de softwares: É preciso saber quantos softwares a sua startup usa e fazer uma boa gestão. É mais comum do que parece empresas perderem o controle de quantas ferramentas contratou e até mesmo quantos usuários possuem acesso, o que causa um gasto desnecessário ao pagar por um usuário que já não está mais na empresa ou mesmo que não usa a ferramenta.
- Despesas de vendas, marketing e outras: Fundamental para toda a startup que precisa vender e gerar receita é o investimento em aquisição. Aqui entram todas as campanhas de marketing, tanto de distribuição de mídia como de produção de materiais e de conteúdos para as campanhas.
- Folha, benefícios e outros despesas relacionadas com time: Fora a questão da folha e os encargos atrelados, que são as principais despesas da empresa (maioria das startup dedicam entre um 60% e um 70% a pagar colaboradores), o plano de saúde ocupa um lugar importante na lista de despesas a pagar todo mês.
- Investimentos: A área de tesouraria tem que garantir que a startup tem caixa suficiente para atender todos os pagamentos. Da mesma forma, se tiver excedente de caixa, a área tem que procurar e contratar produtos de investimento para rentabilizar esses recursos. .
- Crescimento internacional: Pode-se dizer que encontramos diversas variáveis no próprio dia a dia da startup quando pensamos em crescimento internacional, que pode variar em simples e complexas e que na grande maioria dos casos, cheia de regras, burocracias e documentações. Ter essa demanda bem desenhada e executada é importante para apoiar e conseguir atingir o crescimento internacional do negócio.
Gestão de caixa e relacionamento bancário
Principalmente para as startups que estão começando, o grande desafio é não cair para zero no seu caixa.
Não pode deixar sair um pagamento sendo que um outro ainda nem caiu na conta. É preciso sincronização de contas e administração do fluxo de caixa.
E é indispensável a previsão do caixa e o próximo cenário das contas.
Excedente de caixa e rendimento
As startups, diferente das empresas non venture backed, têm um alto volume de caixa que vão queimando ao longos dos meses até uma próxima rodada de investimentos. Esse excedente de caixa que pode estar tanto nas contas nos EUA (para as que tem captado em dólar) como em reais (para as que tem captado em reais ou trouxeram recursos dos EUA para o Brasil) deve gerar rendimento. No geral, as startups contratam produtos de investimento em bancos tradicionais que oferecem rentabilidades próximas a 100% CDI e liquidez em D+1.
Recebimentos, pagamentos e transferências internacionais
Não é de hoje que startups enfrentam dificuldades para movimentar dinheiro internacionalmente. Há restrições de moeda, taxas ou preços ocultos cobrados pelos diferentes intermediários, exigências do banco central sobre a documentação de pagamentos e outros processos que precisam de atenção.
A dica final para as startups early stage e scale ups é contar com a Kamino para a gestão financeira. A Kamino possui uma plataforma completa de planejamento financeiro, gestão e execução de pagamentos para empresas em crescimento. Com um software integrado com os principais bancos e também com a própria conta e cartão, a Kamino ajuda times financeiros a tomarem decisões mais inteligentes e rápidas, melhorando a eficiência e produtividade da operação.
Por meio do software da Kamino, equipes financeiras automatizam processos e operações financeiras de contas a pagar e receber, demonstrações de resultados, conciliação bancária em tempo real e insights financeiros e de negócios que contribuem para um fechamento contínuo.
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