Praticamente para todas as atividades que fazemos hoje já existe um aplicativo ou ferramenta existente com o objetivo de monitorar o que está sendo feito. Contagem de passos, a quantidade de água necessária e até alerta quando é a hora de se movimentar são algumas atividades simples que temos no dia a dia e que fazemos uso da tecnologia para monitorá-las e acompanhar o seu “status”. Se você não usa esses aplicativos com certeza conhece alguém que usa.
Imagina o quão bom seria se existisse um aplicativo que voltasse atrás do tempo perdido com funções e atividades manuais que são consideradas “chatas”, cansativas e massantes? Imagina resgatar esse tempo perdido em processos como esses, para focar realmente em tarefas que agregam?
Profissionais que realizam tarefas repetitivas ao longo do dia sabem muito bem do que estamos falando. Graças a nossa grande aliada tecnologia, os avanços na automação se tornam possíveis e os sistemas 100% automatizados se tornam os responsáveis por essas funções. E o melhor de tudo, ganhamos mais tempo realizando tarefas que realmente precisam de nós e que enriquecem a nossa mente e o propósito dentro da empresa, e essa tecnologia já faz parte do cenário real na área da contabilidade.
No nosso artigo de hoje vamos listar 10 tarefas em especial que são um verdadeiro atraso na rotina das equipes financeiras e que a automação financeira pode resolver.
Antes de dar o start, é importante frisar que, basicamente, a automação financeira significa usar processos tecnológicos para realizar tarefas operacionais. A maior vantagem de todo esse processo é consolidar todas as informações em uma única plataforma e que seja utilizada de forma inteligente a fim da equipe financeira usufruir desse serviço de forma estratégica na na área e consequentemente na empresa. É um ganha-ganha infinito!
1 – Fechamento de fim de mês
Fechamento de mês é sempre a mesma história! Um pânico se instala na equipe e todos os olhos ficam focados na entrega dessa missão e as outras responsabilidades da equipe acabam sendo deixadas de lado e com isso muito tempo é desperdiçado. Quando há processos e fluxos automatizados o fechamento pode até acontecer de forma rápida e objetiva, mas quem nunca ouviu – ou teve a sensação – que a área estava sendo “gargalo” de alguns processos e atividades, cujas outras áreas dependiam?
Por esse motivo, não perca de vista as novidades tecnológicas e os processos atuais. Repensar as prioridades é essencial para criar uma área fluída, eficiente e que entrega o que for preciso no tempo necessário.
Outro ponto bacana que algumas empresas já estão fazendo sobre a automação de gerenciamento de gastos é a migração para o modelo de fechamento mensal, na qual todos os documentos e informações são interpretadas em tempo real, o que facilita os resultados. Esse sistema permite que um problema seja sinalizado na hora e resolvido antes do final do mês. Isso gera um certo conforto às equipes financeiras e possibilita uma visão precisa e estratégica de entrega e planejamento. Com isso, é como se o “rombo” fosse menor, pois o que aconteceu naquele instante já foi tratado, ao invés de se esperar o final do mês para apurar tudo – isso limita a visibilidade e dificulta a transparência.
2 – Rastreamento de recibos
Recibos podem ser facilmente perdidos ou arquivados de forma inadequada e essa é uma das operações que podem causar complicações no fechamento do mês e no próximo planejamento da empresa.
Os aplicativos móveis permitem uma função que, além de facilitar o envio da nota fiscal direto pelo app, também arquiva essas informações corretamente. É possível tirar uma foto de um recibo assim que uma despesa acontece, e na sequência “subir” a foto direto no app, para que a prestação de contas seja feita instantaneamente. Assim, o trabalho do financeiro é reduzido e a eficiência é melhorada.
Outro ponto altamente benéfico é que os funcionários são automaticamente solicitados a adicionar outros documentos que estão em falta. O aplicativo atua de forma que o próprio sistema impõe a aceitação da demanda com as políticas de gastos já estabelecidas facilitando o trabalho dessa função por parte de outros colegas.
3 – Ajuste de categoria
Ao adaptar sistemas de alta tecnologia no gerenciamento de gastos inteligentes, não é preciso mais revisar e ajustar as categorias de despesas, pois o sistema permite que as solicitações sejam categorizadas à medida que são aprovadas.
Além disso, hoje, os sistemas já conseguem detectar qualquer irregularidade antes que o dinheiro esteja disponível. Com o passar do uso da ferramenta é possível criar padrões de gastos para automatizar e atribuir a qualquer tipo de categoria criada.
Com isso, o extrato do seu banco, e as linhas das despesas podem “conversar” facilmente com seu ERP.
4 – Entrada de dados
Era muito comum os funcionários da contabilidade passarem informações de um sistema para outro e essa atividade é extremamente cansativa, ineficiente, desmotivadora e exaustiva. Agora, com todos os sistemas financeiros sincronizados, essa tarefa deixa de existir de forma manual e essas mesmas pessoas podem cobrir assuntos e temas mais importantes e relevantes, que agregam valor à empresa e trazem relevância.
5 – Coleta de arquivos
Conforme os documentos são coletados e as despesas vão sendo efetuadas, as aprovações começam a seguir um fluxo de definições e uma trilha de auditoria é automaticamente criada para cada uma das transações.
No momento de uma auditoria, seja ela planejada ou não, ou se for o caso de verificar algum tipo de arquivo, todos os materiais de comprovação e verificação ficam disponíveis rapidamente.
6 – Conciliação de faturas com pedidos de compra
Os processos contábeis improdutivos são determinados por junção de faturas, pedidos de compra e recibos. A facilidade com que isso pode sair do controle do financeiro, ou até mesmo se perder, é imensa.
Por isso, ter um sistema eficiente e inteligente de contas para concluir e contabilizar de forma automática essas três demandas é sinônimo de ter a certeza da verificação se uma conta é válida antes mesmo de liberar o pagamento.
7 – Contexto por trás de uma fatura
Os sistemas de pagamento de contas conseguem incluir todo o contexto e as etapas necessárias para contabilizar essas faturas. Com o uso da inteligência artificial (IA) é possível puxar as informações relevantes da demanda e encaminhar de forma correta para a caixa de entrada de fatura, sem necessidade do responsável financeiro – ou daquela área – precisar parar seu tempo para conferi-las.
8 – Automação de pagamentos de contas a partir de faturas
Com o uso da plataforma de pagamento de fatura inteligente – e usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) – é possível digitalizar automaticamente uma fatura enviada e preencher apenas os detalhes como fornecedores, a data da emissão, pagamento e valor.
9 – Geração de relatórios personalizados para atender alguma demanda específica de clientes
Como já falamos, vale lembrar sempre da importância de usar sistemas que produzam, registrem e mantenham os dados em tempo real disponíveis para todos que tenham acessos liberados. O time de finanças e contabilidade não precisa se preocupar em criar relatórios com demandas e necessidades diferentes para cada departamento quando as informações são solicitadas fora do fechamento do mês.
Tudo isso empodera as pessoas do seu time, permitindo que o acesso aos dados lhes garantam tal responsabilidade que as façam se sentir mais parte da empresa e com propósito mais alinhado.
Claro, é sempre extremamente relevante avaliar quais pessoas têm acesso aos dados. Não deve ser concedido todas as infos a todas as pessoas. Mas a certo nível, pode ser feita uma concessão
10 – Conciliação financeira
Processos demorados de conciliação, como do cartão de crédito, são facilmente resolvidos com uma plataforma automatizada de gerenciamento de gastos. As conciliações bancárias de final de mês também podem ser mais fáceis quando os relatórios bancários estejam alinhados com os dados de transação de cada uma das demandas. Quanto mais empresas mudarem para as plataformas inteligentes, mais as soluções podem ser trocadas entre si.
Apesar dessa nossa lista com essas 10 tarefas, a automação financeira ainda não pode cancelar todas as tarefas, mas quem sabe em um futuro bem próximo seja possível. Os novos processos automatizados quando associados a um software abrangente de gerenciamento de gastos, pode com toda certeza e propriedade excluir tarefas problemáticas de todo o processo.
A dica de ouro para fechar esse artigo é de que adotar esses novos processos é a melhor forma de evitar erros que podem ser sérios e prejudicar toda a área contábil, delegar outras funções para os colaboradores que realmente precisam do trabalho e da inteligência humana e consequentemente ter mais tempo nas demandas importantes.
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