As políticas de reembolso são essenciais e servem como uma segurança tanto para quem faz a solicitação, como para quem vai ressarcir. Quando elas não existem, é comum acontecerem abusos que colocam uma das partes em desvantagem.
Diferente do que muitos pensam, essa diretrizes não se aplicam apenas aos consumidores que não estão satisfeitos com os produtos ou serviços adquiridos; ela se estende também aos colaboradores de uma empresa, que muitas vezes usam os próprios recursos para quitar despesas que seriam de responsabilidade da companhia.
Se a sua empresa ainda não possui essas diretrizes, neste guia, exploraremos o significado dessas políticas, sua funcionalidade, a importância de adotá-las e como fazer de forma eficaz.
O que é política de reembolso focado no time interno?
O reembolso nada mais é do que a devolução de um valor pago. No caso do consumidor, isso pode acontecer de diferentes formas, incluindo a insatisfação pela aquisição de um produto ou serviço. No caso dos colaboradores, essa situação pode acontecer após o colaborador fazer despesas em favor do negócio.
Em todos os casos, o acordo feito entre as partes, especialmente entre empresa e colaborador, é o que vai determinar o ressarcimento da despesa feita. Esse acordo é chamado de política de reembolso, onde estão as diretrizes que vão validar ou invalidar a necessidade da empresa fazer o pagamento.
Essa política pode ser composta não apenas por deveres registrados na legislação, como também pode conter exigências complementares que a empresa irá colocar para que o reembolso possa de fato acontecer.
Diferenças entre políticas para consumidores e colaboradores
Para consumidores, a política de reembolso está geralmente relacionada à devolução de produtos ou cancelamento de serviços, focando a satisfação do cliente e a conformidade com regulamentações de proteção ao consumidor.
Para colaboradores, foca em despesas relacionadas ao trabalho, como viagens de negócios ou aquisição de materiais.
Como é feito o reembolso para o time interno?
O processo de reembolso geralmente começa com o funcionário fazendo uma despesa em nome da empresa, seguida da coleta de recibos ou provas de compra. Depois, o funcionário submete um pedido de reembolso, que é avaliado pela gestão ou pelo departamento financeiro da empresa. Se aprovado, o reembolso é processado de acordo com os termos da política.
Desafios dos reembolsos de colaboradores sem uma política bem definida
- Inconsistência nas decisões de reembolso: Sem diretrizes claras, as decisões de reembolso podem variar significativamente, levando a inconsistências que podem ser percebidas como injustiças pelos colaboradores. Isso pode afetar negativamente a moral e a confiança na gestão.
- Aumento da carga administrativa: A falta de um processo padronizado pode resultar em uma grande variedade de solicitações de reembolso, tornando o processo de aprovação mais demorado e aumentando a carga de trabalho administrativo.
- Dificuldades na gestão financeira: Sem políticas claras, torna-se desafiador para a empresa prever despesas e manter o controle financeiro. Isso pode levar a gastos excessivos ou a alocações inadequadas do orçamento.
- Risco de fraude e abuso: A ausência de limites e critérios específicos pode abrir espaço para reclamações fraudulentas ou abuso do sistema de reembolso, afetando a saúde financeira da empresa.
- Desmotivação e baixa produtividade: Quando os colaboradores se sentem inseguros sobre o processo de reembolso ou percebem que suas despesas legítimas não são adequadamente reembolsadas, isso pode levar à desmotivação e à redução da produtividade.
- Questões legais e de conformidade: A falta de uma política de reembolso pode também colocar a empresa em risco de não cumprir com regulamentações fiscais e trabalhistas, especialmente se as despesas reembolsáveis não estiverem bem documentadas ou se não seguirem as leis aplicáveis.
- Dificuldades na retenção de talentos: Colaboradores que enfrentam dificuldades constantes ou incertezas com reembolsos podem sentir-se menos valorizados pela empresa. Isso pode afetar a retenção de talentos, já que os colaboradores podem buscar oportunidades em organizações com processos mais transparentes e justos.
Importância de adotar normas de reembolso
A adoção de políticas claras de reembolso promove um ambiente de trabalho baseado na transparência e confiança, facilitando a gestão financeira da empresa e garantindo que os funcionários se sintam seguros ao realizar despesas em nome da organização.
Políticas bem definidas também ajudam a evitar abusos, reduzem a burocracia no processo de reembolso e garantem uma melhor previsão e controle das despesas corporativas.
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Quando é preciso definir diretrizes de reembolso?
Desde o início é importante ter políticas de reembolso. Isso deixa os colaboradores conscientes das despesas que se enquadram ou não no escopo de gastos da empresa.
Mesmo que a empresa ainda não tenha uma rotina onde os colaboradores precisam ser reembolsados, é importante que estas políticas existam para evitar surpresas. Quanto mais clara e melhor divulgada elas forem, mais tranquilo será o processo de pagamento quando esse momento chegar – e tenha certeza, ele vai acontecer.
Como criar uma política de reembolso eficaz para colaboradores
Agora que você entendeu a importância de definir políticas claras de reembolso, entenda a seguir o que deve ser considerado para criar essas diretrizes do zero.
Definição clara de diretrizes
Inicie estabelecendo diretrizes claras sobre quais despesas são elegíveis para reembolso, os limites de gasto e os procedimentos para submissão e aprovação de reembolsos.
Processo simplificado e digital
Desenvolva um processo simplificado e, preferencialmente, digital para submissão de pedidos de reembolso, facilitando tanto para os funcionários quanto para o departamento financeiro.
Comunicação e treinamento
Comunique as políticas de forma clara a todos os funcionários e ofereça treinamento, se necessário, para garantir que todos entendam como proceder em caso de despesas relacionadas ao trabalho.
Revisão e atualização constantes
Por fim, é vital revisar e atualizar regularmente a política de reembolso para garantir que ela continue alinhada com as necessidades da empresa e dos funcionários.
Controle seus reembolsos com o software Kamino
Implementar políticas de reembolso claras e eficazes é fundamental para manter a integridade financeira da empresa e a satisfação dos funcionários. Porém, com a jornada corrida é comum que esse processo não receba a atenção que merece e com isso, pagamento indevidos podem ser realizados, como um colaborador pode aguardar dias para ter seu dinheiro de volta.
Com o software de gestão financeira Kamino, o seu time tem total controle dos reembolsos, inclusive para entender se eles estão ou não dentro das normas de gastos da empresa.
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