Sistema ERP: o que é, como funciona e vantagens para o time financeiro

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são ferramentas essenciais para a integração e automação dos processos empresariais em uma única plataforma robusta. 

Projetados para melhorar a eficiência e fornecer insights estratégicos através da consolidação de dados de diferentes departamentos, os ERPs têm um papel crucial na transformação digital das empresas. Este post visa esclarecer o que é um sistema ERP, como ele funciona e quais são as vantagens específicas que oferece para o time financeiro.

Abordaremos também as desvantagens que esses sistemas podem apresentar, particularmente no contexto financeiro, além de orientações sobre como escolher a solução mais adequada para atender às necessidades específicas desse setor. 

O que é sistema ERP?

Um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software integrado que centraliza e automatiza as principais funções empresariais de uma organização em uma única plataforma. Ele combina módulos que abrangem finanças, recursos humanos, vendas, e cadeia de suprimentos, proporcionando uma visão unificada e em tempo real das operações.

O principal benefício de um ERP é sua capacidade de unificar informações de diferentes departamentos, reduzindo inconsistências e melhorando a precisão nas tomadas de decisão. Isso é essencial para empresas que necessitam de coordenação efetiva entre múltiplas localidades ou departamentos.

Implementar um ERP pode levar a uma gestão mais eficiente dos recursos, aumentando a eficiência operacional e proporcionando insights valiosos para melhorias contínuas em toda a organização.

Como funciona um sistema ERP?

Um sistema ERP atua como o centro neural de uma organização, integrando e automatizando os processos de negócios em uma única plataforma. Ele se compõe de diversos módulos que cobrem áreas chave como finanças, recursos humanos, vendas e produção, cada um operando com base em dados compartilhados que garantem consistência e eficiência.

Arquitetura de um ERP

• Módulos: Cada módulo do ERP atende a uma função específica dentro da empresa, permitindo a personalização conforme as necessidades do negócio. Módulos comuns incluem finanças, gestão de estoque, e recursos humanos. 
• Banco de dados centralizado: O sistema é ancorado por um banco de dados central que armazena todas as informações, assegurando que todos os departamentos acessem os mesmos dados em tempo real, o que minimiza erros e inconsistências.

Integração e automação

• Automação de processos financeiros: ERPs são especialmente valiosos para a automação de tarefas financeiras, como processamento de transações, gerenciamento de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, e preparação de relatórios financeiros. Essas automações ajudam a reduzir a carga de trabalho manual e a melhorar a precisão dos dados financeiros. 
• Fluxo de informação integrado: A integração entre módulos facilita o fluxo contínuo de informações, permitindo decisões mais rápidas e baseadas em dados concretos.

Coisas que um sistema ERP não faz

• Substituição de decisões estratégicas: Enquanto um ERP fornece dados e análises, ele não substitui a necessidade de tomada de decisões estratégicas por líderes e gestores. A interpretação e aplicação dos dados ainda requerem julgamento humano.
• Soluções específicas por setor: ERPs são, por natureza, generalistas. Eles podem não oferecer funcionalidades especializadas necessárias para certas indústrias sem adaptações ou módulos adicionais.
• Flexibilidade imediata: Devido à sua complexidade, os sistemas ERP podem ser rígidos e lentos para adaptar a mudanças rápidas no ambiente de negócios sem investimento adicional em personalização.

Vantagens do sistema ERP para o time financeiro

Sistemas ERP são cruciais para aumentar a eficiência dos processos financeiros, automatizando tarefas como entrada de dados e reconciliação bancária, o que reduz erros e melhora a produtividade. 

A centralização das informações em um único sistema assegura dados precisos e confiáveis, essenciais para relatórios financeiros precisos e auditorias confiáveis. 

Além disso, os ERPs fornecem análises em tempo real, permitindo decisões estratégicas baseadas em dados claros e atualizados. Eles também mantêm a conformidade com as regulamentações fiscais e melhoram a governança corporativa através de trilhas de auditoria e protocolos de segurança.

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• Como Construir uma Cultura Financeira Saudável e Sustentável – Kamino  

Desvantagens do sistema ERP em times financeiros

Apesar de oferecer vantagens para os times financeiros, sistemas ERPs podem não contemplar as principais necessidades desse setor, justamente por serem generalistas. 

Confira na sequência as principais limitações de fazer gestão financeira com esse sistema.

Análise preditiva limitada

• Os ERPs gerenciam bem os dados operacionais e históricos, mas carecem de capacidades avançadas para análise preditiva.
• A falta de funcionalidades para modelagem de cenários futuros e previsões complexas pode ser um obstáculo para o planejamento estratégico financeiro.
• Integração necessária com ferramentas especializadas de Business Intelligence (BI) para prever tendências de mercado e comportamentos de fluxo de caixa.

Gestão de riscos financeiros inadequada

• Os sistemas ERP são eficientes para riscos operacionais e conformidade regulatória, mas não para riscos financeiros complexos.
• A análise detalhada da volatilidade do mercado, gestão de crédito e liquidez, e operações com derivativos exigem softwares específicos ou consultoria especializada.
• Necessidade de integração com soluções externas ou módulos adicionais para gerenciar adequadamente riscos financeiros especializados.

Como escolher o sistema integrado certo para o financeiro?

A seleção de um sistema ERP adequado para o departamento financeiro deve focar em alguns critérios essenciais:

• Avaliação de necessidades – identifique as funções financeiras críticas para sua empresa e verifique se o sistema oferece as funcionalidades necessárias para automatizar e simplificar esses processos.
• Flexibilidade e customização – escolha um sistema flexível e customizável, que possa se adaptar facilmente a mudanças nas necessidades financeiras e se integrar com outras ferramentas existentes.
• Custo-benefício – considere o custo total de implementação e manutenção, pesando-o contra os benefícios como eficiência aprimorada e conformidade regulatória.
• Suporte técnico – assegure-se de que o fornecedor oferece suporte técnico e consultoria adequados para ajudar na implementação e manutenção do sistema.

Esses pontos chave ajudarão a garantir que o sistema escolhido atenda às necessidades específicas do setor financeiro da sua empresa.

Outras dúvidas relacionadas aos ERPs

Quais são os ERPs mais usados?

SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e Omie.

O que significa ERP e SAP?

ERP significa “Enterprise Resource Planning” (Planejamento de Recursos Empresariais). SAP é uma empresa que oferece soluções de ERP, sendo também o nome de seu software de ERP.

Quem usa o sistema ERP?

Empresas de diversos tamanhos e setores, incluindo manufatura, varejo, serviços e setor público, para integrar e gerenciar suas operações de negócios.

Qual a diferença entre ERP e software?

ERP é um tipo de software que integra várias funções de negócios em um sistema unificado. “Software” é um termo geral que se refere a qualquer programa ou aplicativo usado em dispositivos eletrônicos.

Por que a Kamino é o melhor software para o financeiro da sua empresa?

A Kamino se diferencia por ser uma plataforma especializada, focada exclusivamente em finanças. Ela não só proporciona uma visão integrada das finanças como também empodera os usuários com controle total sobre pagamentos e recebimentos. 

Com funcionalidades como pagamento em lote, conciliação automática de extratos bancários, e geração automática de projeção de fluxos de caixa, a Kamino elimina a necessidade de ações manuais repetitivas, aumentando a eficiência e segurança para equipes e clientes.

Além disso, a integração bancária oferecida pelo software garante uma automação ainda mais profunda, permitindo que equipes financeiras realizem tarefas críticas sem acessar diretamente o internet banking. Isso simplifica processos complexos e fornece uma camada adicional de segurança aos processos. 

Apesar de focado no financeiro, a Kamino ainda permite integração com outros sistemas, como o próprio ERP, para permitir uma troca ainda mais personalizada das informações da empresa. 

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