Relatórios de despesas empresariais desempenham um papel crucial na definição da saúde fiscal e sucesso de uma empresa.
Este conteúdo explora a importância crítica desses relatórios, explorando em como eles contribuem para a transparência financeira, conformidade regulatória e a eficiência geral das operações empresariais.
À medida que as empresas exploram as complexidades das finanças modernas, o papel dos relatórios de despesas é um componente essencial para a tomada de decisões informadas e o crescimento sustentável.
Confira o conteúdo a seguir.
O que é o relatório de despesas?
Os relatórios de despesas empresariais rastreiam as despesas realizadas por indivíduos dentro de uma empresa enquanto desempenham suas responsabilidades profissionais. Depois, para solicitar o reembolso, o funcionário submete um relatório de despesas empresariais para fornecer a verificação de que gastou dinheiro relacionado ao seu trabalho.
O relatório de despesas é uma abordagem sistemática para rastrear, gerenciar e analisar os gastos empresariais. Os relatórios de despesas desempenham um papel importante ao ajudar as empresas a manterem o controle financeiro, garantir o compliance e tomar decisões informadas para otimizar recursos.
No entanto, apesar de sua importância, completar relatórios de despesas sempre foi uma das tarefas mais detestadas entre os funcionários. Se você já voltou de uma viagem de negócios com um monte de recibos amassados, você conhece essa dor. E não ajuda o fato de que a maioria das soluções antigas de relatório de despesas são pesadas e lentas.
Felizmente, os softwares financeiros modernos agora aproveitam a nova tecnologia de IA gerativa para tornar esse processo muitas vezes temido, mais preciso e muito mais fácil para os funcionários.
Vamos dar uma olhada mais de perto nos relatórios de despesas empresariais e como sua empresa pode otimizar o processo.
Tipos de relatórios de despesas
Os relatórios de despesas podem ser categorizados com base em diferentes necessidades de rastreamento empresarial. Aqui está uma visão geral de cada categoria:
Relatórios de despesas mensais
- Finalidade: Esses relatórios capturam todas as despesas incorridas pelos funcionários durante um período de um mês.
- Adequação: Bem adequado para rastrear despesas operacionais regulares mensais, como utilidades, suprimentos de escritório e serviços de assinatura.
- Benefícios: Fornece uma visão geral abrangente dos gastos mensais contínuos e facilita o planejamento orçamentário.
Relatórios de despesas de longo prazo
- Finalidade: Foca em despesas que ocorrem ao longo de um período prolongado, muitas vezes abrangendo vários meses ou até anos.
- Adequação: Ideal para rastrear grandes despesas de capital ou projetos com custos de longo prazo, como compras de equipamentos, reformas de instalações ou desenvolvimento de software.
- Benefícios: Oferece insights sobre o custo total de projetos de longo prazo e ajuda a gerenciar projeções de fluxo de caixa ao longo de um cronograma estendido.
Relatório de despesas recorrentes
- Finalidade: Rastreia despesas que se repetem regularmente, como assinaturas mensais ou trimestrais, pagamentos de aluguel ou prêmios de seguro.
- Adequação: Útil para gerenciar despesas fixas e previsíveis que ocorrem regularmente.
- Benefícios: Permite que as empresas identifiquem e planejem obrigações financeiras recorrentes, garantindo processos de pagamentos pontuais e previsibilidade orçamentária.
Relatórios de despesas de viagem e entretenimento
- Finalidade: Os relatórios de despesas de viagem são especificamente projetados para rastrear despesas relacionadas a viagens de negócios e entretenimento.
- Adequação: Essencial para empresas com funcionários que viajam frequentemente a trabalho ou incorrem em despesas de entretenimento em nome da empresa.
- Benefícios: Facilita o reembolso de despesas relacionadas a viagens, como voos, acomodações, refeições e entretenimento de clientes. Ajuda a monitorar orçamentos de viagem e garante conformidade com políticas de viagem.
Itens que não podem faltar no relatório de despesas empresariais
Aqui estão os elementos críticos para um relatório de despesas empresariais eficaz e conforme.
- Nome do funcionário;
- Data da transação;
- Nome do comerciante;
- Valor do recibo;
- Categoria da despesa;
- Finalidade.
Passo de boas práticas ao criar relatórios de despesas
Aqui estão algumas dicas de gestão de despesas que mostram como fazer um relatório de despesas sem adicionar trabalho extra.
1 – Coleta de Recibos: Sempre guarde todos os recibos e notas fiscais relacionados às despesas de negócios. Use um aplicativo de digitalização para capturar e armazenar cópias eletrônicas, facilitando o acesso quando necessário.
2 – Classificação das Despesas: Assim que coletar os recibos, categorize cada despesa de acordo com o tipo (como viagens, alimentação, material de escritório). Isso ajuda na análise de gastos e na prestação de contas.
3 – Preenchimento do Relatório: Utilize um modelo de relatório de despesas (muitas empresas fornecem seus próprios modelos). Preencha os detalhes de cada despesa, incluindo data, valor, categoria e propósito.
4 – Justificativa das Despesas: Forneça uma breve descrição ou justificativa para cada despesa, especialmente aquelas que podem não ser imediatamente óbvias para a equipe de aprovação.
5 – Revisão e Conformidade: Antes de enviar o relatório, revise todas as entradas para garantir que estão completas e precisas. Verifique a conformidade com as políticas de despesas da empresa para evitar atrasos ou rejeições.
6 – Submissão: Envie o relatório de despesas para aprovação dentro do prazo estipulado pela sua empresa. Utilize sistemas eletrônicos de submissão, se disponíveis, para agilizar o processo.
7 – Acompanhamento: Após a submissão, mantenha-se atento ao status do relatório. Se houver atrasos ou questões, esteja pronto para fornecer informações adicionais ou esclarecimentos.
Erros comuns a evitar na prestação de contas de despesas
Conheça os principais erros para evitar em sua empresa ao solicitar a geração de relatórios por parte da equipe.
Falta de disciplina em torno das despesas
Não adianta disponibilizar ferramentas para gestão de gastos dos colaboradores, se não há uma clareza das boas práticas que a empresa espera desse processo. Além disso, é muito importante disponibilizar plataformas que levem em consideração a boa experiência do usuário, para não tornar esse processo ainda mais difícil.
Com uma boa política de reembolso, treinamentos e bons recursos para a solicitação dos pagamentos, a disciplina será apenas uma consequência.
Classificação errada das despesas
A classificação errada das despesas pode ter repercussões severas para os negócios.
A classificação errada distorce a apresentação financeira, levando a insights imprecisos sobre padrões de gastos e prejudicando a capacidade de tomar decisões informadas. Isso pode resultar em alocações orçamentárias equivocadas, impactando a saúde financeira geral da organização.
A classificação errada também pode levar a questões de conformidade, já que as despesas podem ser relatadas incorretamente para fins fiscais ou registros regulatórios, expondo o negócio a possíveis penalidades e complicações legais na época dos impostos.
As organizações também podem perder deduções fiscais potenciais se uma despesa estiver em uma categoria fiscal incorreta. Além disso, ainda pode impedir a identificação de oportunidades de economia de custos e áreas para melhoria operacional.
Estabelecer práticas precisas de categorização é essencial para manter a transparência financeira, garantir a conformidade regulatória e habilitar o planejamento financeiro estratégico dentro da organização.
A categorização precisa não apenas auxilia na gestão financeira eficiente, mas também protege a organização contra riscos financeiros e melhora sua saúde fiscal geral.
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Submissões atrasadas
O impacto das solicitações de reembolso tardias de relatórios pode ser significativo, afetando tanto as operações financeiras quanto os processos de pagamento pessoal dentro de uma organização.
Do ponto de vista das operações financeiras, atrasos na submissão de relatórios de despesas podem perturbar os processos gerais de orçamento e previsão. Submissões tardias também retardam o registro oportuno e preciso para a gestão de dados de gastos, dificultando para as equipes financeiras manterem uma imagem financeira atualizada e precisa.
Essa falta de dados em tempo real pode impedir a capacidade da organização de tomar decisões informadas e alocar recursos de forma eficaz.
No nível de reembolso pessoal, submissões tardias podem causar frustração e tensão financeira para os funcionários. Atrasos no reembolso podem afetar o fluxo de caixa pessoal dos funcionários, especialmente se eles incorrerem em despesas do próprio bolso.
Isso pode levar à insatisfação entre a equipe e potencialmente impactar a moral e a produtividade. Além disso, atrasos consistentes no reembolso podem desencorajar os funcionários a aderirem às políticas de despesas, potencialmente levando a uma quebra na conformidade.
Para mitigar esses problemas, as organizações devem enfatizar a importância das submissões pontuais de relatórios de despesas, implementar políticas claras e aproveitar sistemas automatizados de gestão de despesas para agilizar o processo de reembolso.
Como a Kamino ajuda na geração de relatórios de despesas mais eficazes
A Kamino compreende as complexidades envolvidas nos reembolsos e oferece uma solução de gestão financeira completa para tornar esses processos mais simples e eficazes para as empresas, fortalecendo uma cultura de gestão de gastos eficiente.
Seu sistema robusto facilita a automação dos pedidos de reembolso através de três etapas fundamentais: padronização dos tipos de despesas e limites orçamentários, gerenciamento centralizado de solicitações de pagamento e análise minuciosa das despesas em tempo real.
A plataforma também possibilita a definição de níveis de autorização específicos para cada função e departamento, melhorando os fluxos de trabalho financeiros e agilizando os pagamentos, proporcionando segurança e eficácia tanto para quem paga quanto para quem recebe.
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